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英語会議の不安をなくす!役立つフレーズを場面別、役割別に紹介

会議のイメージ画像

普段の業務上では問題なく英語でやりとりできるものの、英語での会議となると難しいと感じる人も多いのではないでしょうか。会議は1対1での会話とは違い、自分のペースに合わせてもらうことができません。また、会議の場ではしっかり自分の意見を言うことも求められますよね。
英語での会議は、普段のビジネス英会話とは異なるものです。そこで今回は、うまく英語での会議をこなせるようになるために役立つフレーズやコツをご紹介していきます。

英語会議で不安な人が準備しておくべきこと

英語会議に不安を感じる人は、事前にしっかり準備しておくと、気持ちも軽くなるはずです。まずは会議の前に準備しておくべきことを4つご紹介します。

(1)先にアジェンダ(議題)を配布してもらう
英語会議の前にはアジェンダが配布されることが多く、これは会議の議題をはっきりさせるための資料です。
会議の目的のほか、日時や場所、出席者などが明記されたもので、これを見れば何について議論する会議なのか、誰が出席するのかなどの詳細が明確になります。
また、議題が複数あるときは、その議題について話し合う時間の長さや、議論する順番なども記載されていることが多いようです。

もしアジェンダが用意されていない場合は、自分で作ってもよいでしょう。アジェンダがあると会議後の議事録も作りやすくなり、業務の効率化にもつながります。

(2)会議のテーマとゴールを確認する
アジェンダを入手したら、会議のテーマとゴールを確認しましょう。アジェンダを自分で作る場合も、その会議が何のために行われるかは分かるはず。分からなければ、会議の担当者に問い合わせてみましょう。会議のテーマとゴールが把握できれば、会議中にどんなことを発言すればよいのかがはっきりとしてきます。

(3)質問の準備や、想定される質問に対する答えを準備する
テーマとゴールが確認できたら、次に会議中の質問事項を用意しましょう。もし自分が発表者なら、想定される質問を考えた上で、それに対する答えを準備してください。本来なら、会議中にスラスラと質問したり答えたりできるのがベストですが、英語会議に不安を感じるのなら、こうした事前の準備をしておくことでスムーズに参加することができるでしょう。

(4)パッと見て分かりやすい資料を用意する
もし自分が発表者である場合は、会議中に複雑な説明をしなくても済むように、視覚的に分かりやすい資料を準備しておくことをおすすめします。パッと見て分かりやすい資料があれば、シンプルな説明をするだけでも伝わります。
もし、図表を使った視覚的な資料が使えない会議であれば、発表する内容の流れをプレゼンテーションソフトなどにまとめておきましょう。会議中にスライドで見せると、その流れに沿って発言すればよいのでとても楽になります。

英語会議の流れ

英語会議のイメージ画像

英語会議は、一般的に以下のような流れで進みます。
(1)招集
・メールや口頭で会議を通知・招集する

(2)開始(オープニング)
・当日話し合うテーマや目指すゴールを説明する
・テーマが複数ある場合は会議の順序を知らせておく

(3)議論
・本題についてプレゼンや議論をする
・発表後には質疑応答の時間を設ける
・議論を基に、今後何をすべきかを出席者の間で明確に共有する

(4)意見のまとめ・終了(クロージング)
・内容をまとめる
日本で一般的に行われる会議とさほど変わりませんが、英語会議の方がよりしっかりとした流れに沿って進行されることが多いようです。

次に、英語会議で実際に役立つ英語フレーズをご紹介していきます。

会議招集で役立つフレーズ

まずは会議招集で役立つフレーズです。会議招集はメールで行うことが多いので、その文例をご紹介します。
・I am writing to inform you that a sales meeting has been scheduled for 2 pm on March 3.
( 3月3日の午後2時に営業会議を行うことをお知らせします。)

・The next sales meeting will be held at 2 pm on March 3.
(次の営業会議は3月3日の午後2時に行う予定です。)

・The agenda for this meeting is as follows:
(この会議のアジェンダは以下のとおりです:)

・Please find the attached agenda for this meeting.
(この会議について添付のアジェンダをご覧ください。)
※添付ファイルでアジェンダを送る場合

・Please let me know by tomorrow whether or not you will attend the meeting.
(明日までに会議の出欠をご連絡ください。)

・Attendance at this meeting is compulsory. Please arrange your schedule.
(この会議への出席は必須です。スケジュール調整をお願いします。)
会議を招集する際、アジェンダを一緒に添付しておくと参加者にとって親切です。また、ビジネスメールの文章では短縮形を使わないことが原則なので、”I’m”ではなく、”I am”のように表記することにも気を付けましょう。

会議のオープニングで役立つフレーズ

次は会議を始めるときのフレーズです。定型文として覚えておくと便利です。
・Thank you very much for your attendance at this meeting.
(会議にご出席いただきありがとうございます。)

・Shall we start now?
(始めましょうか?)

・As we are all here, I’d like to get started.
(皆さんお集まりなので、始めたいと思います。)

・It’s time to start the meeting.
(会議の開始時刻になりました。)

・Let’s start with the first agenda.
(それでは最初の議題から始めましょう。)

・Firstly, we’ll discuss …., and then ……
(まず・・・について話し合い、その後に・・・について話し合います。)
オープニングのフレーズは、普段の英会話でも口にするフレーズばかりですので、あまり難しく考えずに始めます。英会話でどのように話すかを考えれば、自然とフレーズが出てくるはずです。始める前には、出席者へのお礼を忘れずに。

【役割別】議題を話し合う、意見をまとめるときに役立つフレーズ

【司会者】
司会者の役割は、会議をスムーズに進行し、話し合いが本題から外れないように調整することです。意見を求めたり、質問を促したりする際に使えるフレーズをご紹介します。
・Does anyone have any idea?
(何かアイデアはありますか?)

・What do you think we should do?
(何をすべきだと思いますか?)

・Does anyone have any questions?
(何かご質問はありますか?)

・Let’s move on to the next agenda.
(では次の議題に進みましょう。)

・Shall we take a 5-minute break now?
(5分間の休憩を取りましょうか?)

・As we are running out of time, can we move on to the next agenda?
(時間が押してきたので、次の議題に進んでよろしいですか?)

・It seems a little off topic. Can we go back to the topic that we should discuss?
(本題から少し外れているようです。話し合うべき内容に戻りましょうか?)

・Let’s discuss it at the next meeting.
(それについては、次の会議で話しましょう。)
【発表者】
発表者は用意したプレゼン資料を使って説明しますが、状況によって内容が変わるため、臨機応変な対応が必要です。ここでは、スムーズに発表するためのフレーズをご紹介します。
・Please refer to the materials at hand.
(お手元の資料をご参照ください。)

・Please look at the screen.
(スクリーンをご覧ください。)
※スクリーンを使う場合

・In my opinion, we need to work more on this issue.
(私の意見では、この問題にもっと取り組む必要があると思います。)

・I’m positive that this plan will boost sales.
(この計画で販売が促進されると確信しています。)

・Let me check about it after the meeting. I will get back to you as soon as possible.
(それについては、会議の後で確認させてください。できるだけ早くお答えします。)
※質問に答えられないとき

・That’s all from me. Thank you very much for listening.
(私からは以上です。ご静聴をありがとうございました。)
発表中に自分の意見を述べる際、”I think〜.”という言い回しは使いません。”In my opinion〜.”はビジネスシーンでよく使われる表現ですが、かなり確信を持っているなら”I’m positive〜.”と表現することもできます。
また、質問に対してその場で即答できない場合は、後から確認する形で答えればよいでしょう。
【その他の出席者】
その他の出席者は、聞き取れない場合や質問があるとき、また賛成・反対の意を表明をするときなどに発言することになります。そうした場面で役立つフレーズをご紹介しましょう。
・I’m sorry, but could you repeat it again?
(すみません、もう一度繰り返していただけますか?)
※聞き取れなかったときや意味が分からなかったときに使う

・I’m sorry, but I couldn’t hear it well.
(すみません、よく聞こえませんでした。)
※雑音があったり、発言者の声が小さかったりして聞き取れなかったときに使う

・I’m sorry, but I didn’t understand it very well. Could you explain once more, please?
(すみません、よく分かりませんでした。もう一度説明していただけますでしょうか?)
※話の意味が分からなかったときや、話すのが速くて理解できなかったときに使う

・I have a question.
(質問があります。)

・May I ask you a question?
(質問してもよろしいですか?)

・I totally agree with you.
(あなたに全面的に賛成します。)

・I partly agree, but....
(部分的には賛成です。しかし・・・)

・I’m afraid I cannot agree with it.
(すみませんが、同意できません。)

・I’m sorry to say this, but I have a different opinion.
(すみませんが、私は違う意見を持っています。)
反対意見を述べる際には、謝りつつ言うのがマナーです。頭ごなしに反対意見を伝えるのは避けましょう。

会議のクロージングで役立つフレーズ

会議を締めるときも、定型表現を覚えておけば十分です。クロージングに使えるフレーズには、以下のようなものがあります。
・Does anyone have anything else to discuss?
(他に話し合うことはありますか?)

・Does anyone have anything else to say?
(他に言いたいことがある人はいますか?)

・It seems that we have covered everything.
(全てカバーできたようですね。=全て議論できたようですね。)

・That’s all for today.
(これで本日の会議を終わります。)

・That concludes this meeting.
(これにて会議を終了します。)

・Thank you all for taking time today.
(本日はお時間をいただきありがとうございました。)
会議を終了する前に、議論すべきことが漏れていないか、あるいは言い残したことがある人がいないか、聞くのを忘れずに。もし特になければ、そのまま会議を締めましょう。最後のお礼は、シンプルに”Thank you very much.”だけでも問題ありません。

議事録の取り方、フォーマット、役立つフレーズ

英語会議で議事録を作成する場合、フォーマットを先に用意しておくと便利です。会議中は文法の誤りやスペルミスは気にせず、どんどん記入していきましょう。細かいミスは会議の後でゆっくりチェックできます。

【議事録のフォーマット例】
Date and Time(日時)
2020/03/03 14:00-16:00 in MTG room
(2020/3/3 14時〜16時 会議室)

Attendees(参加者)
Michael, John, Mariko, Takashi, Will, Mina
(マイケル、ジョン、まりこ、たかし、ウィル、みな)

Agenda(アジェンダ)
※事前に配布したアジェンダと同じ内容のもの

The Goal of the Meeting(本会議の目的)
※アジェンダに沿った会議の目的を記載

Notes(メモ)
>Topic/ Q&A(テーマと質疑応答)
※会議中に議論されたことや、質疑応答の内容を簡潔に記載

>Decision(決定事項)
※会議中に決定したことを記載

>Action items(実施事項)
※会議の後で行うことを記載

>Next steps(次の予定)
Next meeting: April 8
(次回会議:4月8日)
※次回に持ち越しになった内容がある場合はそれも併せて記載
このように、議事録自体は日本語の場合とあまり変わらないので、そのまま英訳して使うこともできます。

こんなときどうする? 英語会議のQ&A

英語会議のイメージ

英語会議で使えるフレーズが分かっても、まだまだ疑問や不安は残りますよね。ここからは、多くの人たちが英語会議に関して抱いている疑問にお答えしていきます。

■会議中にメモを取るコツは?
自分が議事録作成の担当者でなくても、会議中にメモを取る際には、以下の5つのコツを参考にしてください。

・単語や短い文章に絞る
・自分が読める程度の殴り書きにする
・会議の流れに沿ってメモする
・発表者の名前も明記しておく
・英語だと時間がかかるのであれば日本語でメモする

日本語での会議と同様に、メモを取る際には、自分が分かる範囲であれば特別なことをする必要はありません。会議の流れに沿ってメモしておけば、後からでも議事録と照らし合わすことができ、メモの内容が一層分かりやすくなります。メモの内容を後で確認したい場合は、発表者の名前もメモしておくと役立ちます。

英語会議だからといって、必ずしも英語でメモを取る必要はありません。確かに、英語でメモできることがベストですが、メモはあくまで自分用ですから、別に日本語で書いてもまったく問題ないのです。メモすることばかりに時間を取られて、会議の内容を聞くことがおろそかにならないように注意しましょう。

■英語会議の対策でおすすめの本はある?
英語会議で使えるフレーズや準備対策などをもっと知りたいなら、以下の2冊がおすすめです。
『CD付 会社でよく使う ミーティングのひと言英語フレーズ』大島 さくら子(著) KADOKAWA
英語会議に積極的に参加したり、スムーズに進行したりするための対策本です。使える英語のフレーズだけでなく、英語会議でのマナーも身に付く1冊。会議の流れに沿って構成されているので、実際に参加している要領で学べるでしょう。
『「しごとのミニマム英語」シリーズ(2) 英語の会議 直前5時間の技術』柴山 かつの(著) アルク
英語会議の5時間前から取り組むことで、スムーズに英語会議に参加できることを目的とした対策本です。この本に出てくるフレーズをテンプレートにして英語会議に臨めば、会議中もしっかり活躍できるでしょう。直前に使っても効果はありますが、日頃から読んでおけば使えるフレーズがしっかりと覚えられます。
■英語で電話会議することに。注意点はある?
英語会議には、電話を使用した形式もあります。電話会議は、実際に目の前に人がいる会議よりも難しいことが多いです。普段の日常会話でも、目の前に人がいるのと電話越しとでは、後者の方が難しいですよね。それが会議となると、さらに難易度が上がります。

そもそも英語会議に対して不安を持っている人にとって、電話会議の難易度はさらに上がるはず。内容が理解できなかったり、ついていけなかったりする場合には、正直にそれを相手に伝えることが重要です。何も言わずにいると、理解しているものと思われて、そのまま話が進んでいきます。

もし電話会議に自信がなく、ついていけるかどうか不安であれば、他の参加者や上司にあらかじめ相談しておくのも手です。そうすれば会議中は聞き役に徹し、後から議事録で確認できたり、周囲の人に質問したりできるでしょう。

■会議の発表前に練習したい。良い方法は?
自分がプレゼンなどの発表者になった場合、あらかじめ練習しておきたいですよね。一番おすすめの方法は、同僚や上司に時間を取ってもらい、本番と同じように進めてみることです。同僚や上司なら会議の内容が分かっているので、適切にアドバイスしてもらえるでしょう。また練習相手には、英語会議をそつなくこなせるレベルの高い英語力がある人にお願いしましょう。

職場で練習するのが困難な場合は、ネイティブスピーカーに頼むことも一つの手ですが、その場合は同じ業界などで就業経験のある人が望ましいです。似たような会議に参加したことがある人なら、英語会議でのノウハウが分かるからです。

それも難しいのであれば、オンライン英会話を活用しましょう。講師を相手に発表の練習をすれば、さまざまなアドバイスをもらえます。この場合も就業経験があり、ビジネス英語を指導している講師を選ぶようにしてください。

事前準備と定型フレーズで英語会議は簡単になる!

慣れない人は「英語会議」と聞くとつい身構えてしまいますが、実は事前にしっかりと準備し、定型フレーズを覚えてしまえば、普段のビジネス英会話とさほど変わらないことに気付くはずです。今回ご紹介した役立つフレーズやノウハウを覚えておけば、それだけ不安もなくなるはず! より入念に会議に臨みたいなら、対策本を活用することもおすすめです。会議中に慌てなくても済むように、十分に準備しておくことを忘れないでください。

※本記事は2020年3月19日時点の内容です。
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