ビジネスに役立つ【英語知識】 日程変更を求める時の便利なフレーズ

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日程変更の際に役立つ英語フレーズを、社内編と社外編にわけて紹介

 仕事においては、常に予定通りに事が運ぶとは限らない。緊急事態が発生して直ちに対応しなければならず、作業がずれ込んでしまうこともあれば、打ち合わせをキャンセルしなければならないこともあるだろう。そこで今回は、相手に日程を変更してもらう時に役立つフレーズを、社内編と社外編にわけて紹介していく。

■社内編

 社内の関係者に日程を変更してもらう際は、多少はカジュアルであったり、ストレートな言い方をしても大きな問題にはならないだろう。

<<例文>>
There is an urgent situation that I have to take care of. Would it be okay to reschedule today’s meeting?

<<訳>>
大至急対応しなければならない状況です。今日の打ち合わせを変更してもいいですか?

 緊急の用事が入った場合、例に挙げた「There is an urgent situation that I have to take care of 〜」のほかに、「I got an urgent matter to attend to.」(早急に対応しなければならないことが出てきました。)と言うこともできる。

 また、「期限を守れないので日程を変更してもらいたい」ということを伝える表現としては、以下が挙げられる。

・My apologies, but I will not be able to meet the deadline due to 〜.
(申し訳ありませんが 〜のため納期を守れそうにありません。)

・May I have one more day to submit the report?
(レポートの提出にあともう1日いただけませんか?)

・Could you extend the deadline for the expense reimbursement form for this month?
(今月の経費精算書の提出期限を延ばしていただけませんか?)

・We are supposed to submit the presentation today, but we would like to have two more days to complete it.
(プレゼンテーションを今日中に提出するはずでしたが、完成にあと2日いただけないでしょうか。)

 このように、社内であれば、比較的単刀直入に申し出て、話の流れで事情を説明すればいいだろう。

■社外編

 一方、社外とのやりとりでは、簡潔に変更内容と事情を伝えるよう意識したい。取引先と約束をしていたにも関わらず、急な変更を余儀なくされることもあるが、そんな時には、言える範囲で事情を説明し、相手から了承を得たいものだ。

<<例文>>
We planned to have the meeting tomorrow, however, I have to take the early morning flight to Hong Kong on an urgent matter. Would it be possible to reschedule the meeting for next week?

<<訳>>
お打ち合わせを明日に予定しておりましたが、早朝のフライトで香港に行き、急ぎで対処しなければならない件があります。お打ち合わせを来週に変更お願いできませんでしょうか。

 また、提出期限を変更してもらう場合も、相手が納得できる理由を述べる必要がある。

<<例文>>
I have a request regarding the deadline for the market analysis report. The deadline we agreed on is this Friday. However, we noticed that some of the data will not become available until Wednesday this week. So that we can properly analyze the data to finish the report, would it be possible to extend the deadline to next Monday?

<<訳>>
市場分析報告書の提出期限についてお願いがあります。同意した提出期限は今週の金曜日となっていますが、いくつかのデータが今週の水曜日まで入手できないことに気がつきました。データを正しく分析し報告書を完成させるために、提出期限を来週の月曜日に延長していただけないでしょうか。

 相手に日程を変更してもらう時は、社内と社外で幾分トーンが変わるにせよ、できるだけ納得してもらえるように言葉を選ぼう。

(記事/柏野裕美)

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