2016年03月16日 08時00分
英語で速やかに対応をお願いしたい際の急ぎのメール表現の紹介
相手にスムーズに対応してもらいたい時に使える“英語表現”とは？
誰かに資料・または情報を提供してもらわないと報告書が完成しないという状況に見舞われたことはないだろうか。
速やかにお願いしないといけないのだが、相手には気持ち良く、それでもなるべく早く対応してくれるよう気を配りたい。
「速やかに」と言えば「as soon as possible」だ。だが、はっきりと期限が決まっているときには、 「いつまでに」すなわち「by when」を使うのがビジネスマンとしてのルール。相手が考える「as soon as possible」は、必ずしも自分の都合で望む「as soon as possible」ではないからだ。
余談だが、「as soon as possible」は「ASAP」と略して書くことが多い。ただし、催促するときに略語を使うのは仲の良い同僚とか部下に対してのみにとどめたい。
では、「by when」を使う場合と使わない場合を以下の例文で比べてみるとわかりやすい。
＜例文1＞
David: Would you provide me with the details on the ABC project as soon as possible? I have to work on the budget.
＜訳＞
なるべく早くABC プロジェクトの詳細を提供してください。予算をまとめなければならないので。
Susan: Sure, I can send it to you in a week.
＜訳＞はい。1週間以内にはお送りできます。
＜例文2＞
David: Would you provide me with the details on the ABC project as soon as possible? I need it by the end of Thursday this week as I have to come up with the budget to discuss with Finance department early next week.
＜訳＞なるべく早くABC プロジェクトの詳細を提供してください。来週早々に、財務部と予算の話し合いをするので、今週の木曜日の終わりまでに必要です。
Susan: Okay, I will make sure to meet your deadline and update you on the details on the ABC project.
＜訳＞はい。期限に間にあうようにABC プロジェクトについての詳細を報告いたします。
＜例文1＞だと、早く提供してもらえるとありがたいが、プライオリティをあげるかあげないかはリクエストをされた人の判断任せになりかねない。予定を変えて優先的に対応してもらう必要があるのかないのかを明確にしておかなければ、Susanのように「1週間以内に」という返事が来ることもある。
常にたくさんのタスクを抱えているとか、複数のプロジェクトを担当している人からすれば、1週間がベストかもしれないが、自分にとってはそうではないこともあるだろう。
＜例文2＞のように、いつまでに必要なのかに加え、それが必要な理由も述べておくと、返事も変わってくるだろうし、相手も優先順位をつけやすい。
このほか、相手の都合はわからないけど、とにかく早く対応をして欲しい時は、下記のような言い方もできる。
Please take care of it at the earliest possible opportunity.
早急に対応してください。
一方で、さほど時間を割いてもらう必要のないお願いをする時は、下記がいいだろう。
Please review the press release draft at your earliest convenience.
都合がつき次第、プレスリリースの原稿の確認をお願いします。
依頼に対してすぐに対応してもらえるのが理想ではあるが、何でもかんでも優先的お願いするのは、逆に段取りが悪い印象を与えてしまうので気をつけよう。
（記事／柏野裕美）
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