日本人の慣習は通じない! ビジネスメール“5つのNG”

日本では当たり前のビジネスマナーも、海外ではNGなことはよくあること! [拡大する]

日本では当たり前のビジネスマナーも、海外ではNGなことはよくあること!

 外資系企業だけでなく、一般企業においても英話力を求められる昨今。なかでも、英語でのビジネスメールは、今後も需要が高まるスキルの1つといえる。最近ではPCサイトで手軽に日本語を英語に翻訳ができるが、ビジネスマナーを知らないまま作成してしまえば、後のトラブルの要因にもなりかねない。「弊社」を英語で何という? 24時間表記を使うのは、海外では軍隊だけ? など、うっかりやってしまいがちな5つのNG行為をみていこう。

【NGその1】Mr./Miss./Mrs./Ms.のあとに、フルネームを書かない

 まずは宛名の書き方。相手が女性の場合、Mrs.(既婚女性)とMiss.(未婚女性)を迷ったら「Ms.(既婚・未婚を問わず女性全般)」を。また「Dear Ms. Mary Smith/拝啓 マリー・スミス様」とフルネームを書かずに、「Dear Ms. Smith/拝啓 スミス様」としよう。英語ではDear +ファーストネームを使うのが一般的。Dearの呼びかけが、日本語の「拝啓」にあたる。

【NGその2】自己紹介と「お世話になっております」などの挨拶は不要

 日本との決定的な違いともいえるのが、「お世話になっております。ABC社の田中でございます」といった、定型文ともいえる「自己紹介+挨拶」を省略すること。メールの場合は差出人を見ればわかるので、あえて本文には書かない。宛名の後は、すぐに本題に入ろう。

【NGその3】「弊社」を「Our company」ではなく“We”でOK

 本題に入るとき、書き出しで「弊社では〜」と始まる場合に、使ってしまいがちな表現が「Our company 〜」だが、あまり一般的ではない。「We are 〜」を用いることを覚えておこう。

【NGその4】面談の時間などを提案する際に「24時間表記」は使わない

 打合せの時間を、例えば「15時〜17時まで」と提案する場合に「15:00〜17:00」という24時間表記はNG。外国ではあまり24時間表記が用いられておらず、アメリカで24時間表記を使うのは警察や軍隊など特殊な場合のみ。「pm3:00〜5:00」としよう。

【NGその5】「難しい英語」は、誰にとっても難しい!

 英語翻訳機を駆使し、無理に難しい英単語、英語表現を使ったメールは、読む相手にとっても難解なもの。砕けた表現を優先する必要はないが、誤解や誤用を避けるためにも、分かりやすい表現を心がけよう。

 ビジネス英会話は一般的な日常英会話と違い、マナーに関する知識も必要となるので、独学ではなかなか難しいものといえるだろう。ビジネスでのスキルアップを考えるなら、まずは正しい表現とマナーを習得できる環境づくりから始めよう。

(※参考文献『ビジネス英語の8割は中学英語で通用する』アスコム刊)

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