ビジネスに役立つ「英語知識」 緊急依頼時の気配りメールを紹介!

緊急の依頼には“気配り”も忘れないようにしたい。そんなときに役立つ英語フレーズは? [拡大する]

緊急の依頼には“気配り”も忘れないようにしたい。そんなときに役立つ英語フレーズは?

 決算の時期やプロジェクトが大詰めになってくると、土日返上で仕事をしないと追いつかないことがある。また、土日であるにもかかわらず、誰かに仕事を依頼しなければならないこともあるだろう。

 週末中に対処が必要なのか、週明け早々でいいのか、状況によってメールの書き方が変わってくる。今回は、週末の対処をお願いする時の表現を紹介する。

■緊急時でも丁寧な印象を与えるメール
 以下のような文章で書き出すと、週末だろうと休日だろうとメールで仕事のやり取りをするのは当たり前だと思っている印象を与えずに済む。メールを受ける相手も対応するのは構わないとしても、当然だと思われてしまうことに躊躇(ちゅうちょ)するかもしれないし、ストレスを与えてしまうかもしれないので、丁寧な姿勢を心がけたい。

<例文>
I’m sorry for disturbing you during the weekend. / I’m sorry for interrupting your holiday.
<訳>週末に失礼します。/ 休暇を妨げてすみません。

例文:
I hope you are checking your emails during the weekend.
訳:週末もメールをチェックしてることを願います。

<例文>
I’m writing with hope that you are checking your emails during the weekend.
<訳>週末もメールをチェックしていることを願いながら、このメールを書いています。

 上で挙げた例文をシチュエーションに当てはめてみよう。ここでは、顧客対応のための社内コミュニケーションだ。 週末であるため、仕事を強制するのは難しい。お願いをしながらも、無理な場合は速やかに知る必要があることを明確に伝えたい。

<例文>
I hope you are receiving this email before Sunday. I appreciate it if you can take care of a request from our client by end of Sunday. Details are attached to this email. Since this is urgent, please reply to this email immediately and let me know if you will be able to take care of this request.
<訳>
日曜日の前にあなたがこのメールを受け取ることを願っています。もし可能であれば日曜日の終わりまでに顧客対応をお願いできないでしょうか。詳細はこのメールに添付しています。急を要しますので、早急にお返事と対応可能かどうかをご連絡ください。

 「receiving email」は、メールボックスに受信しているかではなく、メールの内容を読んでくれたかという意味で使っている。
「let me know if you will be able to take care of this request」と書けば、たいていの人は「自分がやるべきか、他の人にお願いするか」をその時の状況に応じて判断するだろう。メールを送る側も返事次第でこの手のことを次回もお願いするかしないかを考えるといい。

■急ぎの依頼とその先の対処を考えたメール
 次は、ウェブサイト構築と運用を任された会社の営業・顧客担当が社内のシステム担当に対応をお願いするシチュエーションだ。対応してもらわないと、来期の受注には繋がらない恐れが出てくるので、なんとか週が明けるまでに対応をお願いしたい。それと同時に、週末に電話連絡をしてきたクライアントには対処している旨を伝える必要があるので、いつまでに修正される見込みであるかは把握する必要がある。

<例文>
I’m sorry for disturbing you during the weekend. I just got a call from one of our clients, XYZ company, that they found SECURITY ISSUES on their website and they need us to fix them immediately. Could you take care of this right away? And also, let me know that you are working on this. I will call you later.
<訳>
週末に失礼いたます。今しがたクライアントのXYZ社から、彼らのウェブサイトのセキュリテイに問題があることが発覚したとの連絡がありました。早急に対処してほしいとのことです。即対処して頂けますか? また、作業を開始したかどうかも教えてください。後ほど電話します。

 営業担当の責任ではないにせよ、クライアントからみれば、社内調整をして常にベストな対応をすることが織り込み済みだ。まずはメールで状況を簡単に説明して、電話でフォローアップをする場合の例文としても参考にしてほしい。

(記事/柏野裕美)

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