必ず役立つ「英文知識」(2) メールとレターの違い“実例解説”

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【図1】英文メールの内容

 昨今のグローバル化により、仕事上で英語力が必要なケースも増えているが、英語の文章作成が求められるのは、主にメールとビジネスレター。この2つは、相手に伝える内容が同じでも、書く表現が変わるほか、フォーマットも異なるのだ。そこで、メールとビジネスレターで同じ内容を伝える際に、どういう点が異なるのかを実際の事例をベースに紹介する。

 前回(関連記事を参照)は、「Letterhead(レターヘッド)」「Date(日付)」、「Inside Address(書中宛名)」、「Attention(気付)」、「Salutation(〜様などの呼びかけ)」、「Subjecct(件名)」、「Body(本文)」、「Complimentary Close(結びの言葉)」、「Signature(署名)」の9つのうち、「レターヘッド」「日付」「書中宛名」「気付」が異なることを紹介した。

 今回は、同じ内容を伝えることが多い、「Salutation(〜様などの呼びかけ)」、「Body(本文)」、「Complimentary Close(結びの言葉)」、「Signature(署名)」の4点について、解説していく。

 まずは【図1】のメールをみてほしい。雑誌に載せる広告記事の原稿が出版社から届いたもので、広報代理店のHiromi Minatoさんが、クライアントのMichael Freemanさんに原稿チェックを依頼する内容となっている。

 このメールを和訳したものが下記だ。
___________
件名:ABC誌のゲラについて

Freeman様

ABC誌から広告記事のゲラが送られてきましたので添付いたします。契約どおり3月に4ページにわたって掲載される予定です。

私のほうで添付のゲラに加筆・修正を記入しています。今のところ、文字数が大幅に変わる修正ではないので、出版社も了承してくれると思います。更なる編集をご希望の場合も、文字数に影響がでないようご考慮いただきたく存じます。

こちらからの修正のファイナルバージョンを2月10日の終業までに出版社へ送らねばなりません。2月9日までにフィードバックをいただければ幸いです。
よろしくお願いします。

Hiromi
___________

 この文章を実際にビジネスレターにする際には、下記の4点を変える必要がある。

【1】「〜様」などの呼びかけ

メール          ビジネスレター
「Dear Mr. Freeman,」 → 「Dear Mr. Freeman:」

 メールで「, 」(コンマ)は、英文レターでは「:」(コロン)を使う。ただ、カンマであっても間違いではない。ちなみに、メールでは、Dearのほか、同僚や親しい間柄であれば、「Hello」や「Hi」などを使う。

【2】添付がある場合の表現

メール             ビジネスレター
「Attached」「Attachment」 → 「Enclosed」「Enclosure」

 メールでは「添付」、郵送の場合は「同封」を使う。

【3】結びの言葉

メール               ビジネスレター
「Thank you and best regards,」 → 「Sincerely yours,」

 メールでよく使われる「Best regards」。実はテレックスで通信が行われていた時代に、文書の終わりを示す「以上」と同じ役割を持つ「Regards」の省略「rgds」が使われていたことに由来すると言われている。

 メールはテレックスのように文字数を節約する必要がないため「Regards」や「Best regards」と書かれるようになった。ビジネスレターでは、「Best regards」よりも「Yours sincerely」などを使うほうが一般的。とはいえ、「Best regards」が間違いというわけではない。

【4】署名

 メールに設定している署名のほか、結びの言葉の下に名前を書く。ここで書く名前は「Please call me ○○」という意味合いもあるで、ファーストネームなど職場での普段の呼び名を書くのが一般的だ。

 ただ、かしこまった文面の場合は、フルネームを書いたほうがベター。いうまでもなく、ビジネスレターの場合も、手書きサインの下にいれる差出人の名前は必ずフルネームを書くべきだ。また、手書きサインの代わりにスタンプや電子サインが使われることもある。

 2回に渡ってメールとビジネスレターの違いを紹介してきたが、項目によって何が異なるか、何が必要かを知ることで、対応策もとれるはず。いざという時にぜひ活用してもらいたい。

(記事/柏野裕美)

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