必ず役立つ「英文メール」の書き方(4) 相手に依頼する時のポイント

【用例4】人に依頼する際の表現を紹介 (C)oricon ME inc. [拡大する]

【用例4】人に依頼する際の表現を紹介 (C)oricon ME inc.

 英文でメールを書く際に、相手に何かをお願いする機会は多いはず。そうした時に意識すべきことは、受けたメールに最優先で対応してくれるかどうか。前提や背景が抜けてアクションだけを要求するメールを書いてしまったり、伝える必要もない余計な情報を盛り込んでしまって何が言いたいのかわからない文章が入ってしまうと、確認のメールで何度かやり取りが必要になることもあるのだ。

 そこで今回は、「相手に依頼する時のポイント」について、フォーマルとカジュアルな英文の違いとともに紹介する。

 まずは【用例4】を見てもらいたい。広報コンサルタントのHiromiさんがクライアントのMichaelさんにABCマガジンに掲載する記事広告についてのフィードバックをお願いしている内容。第2、第3パラグラフで背景を説明した上で、ここで依頼内容をまとめている。

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<<用例4抜粋>>
■フォーマルな文章
We need to get back to the publisher with our final edits by end of business day, February 10th. I would appreciate receiving your feedback by the 9th.
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<和訳>
こちらからの修正のファイナルバージョンを2月10日の終業までに出版社へ送らねばなりません。2月9日までにフィードバックをいただければ幸いです。

 上記の英文は、目上の人や頻繁にやり取りしない相手に送る時の書き方だ。これを日頃からやり取りのある相手向けにカジュアルな書き方にすると、下記のような表現に変えることができる。

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■カジュアルな文章
Please send me your feedback by February 9th. I need to get back to the publisher by end of the 10th.
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■依頼事項は最後に!

 依頼のメールでは、本文の冒頭か最後(もしくは両方)にその旨を書くのが一般的。【用例4】のように、いつまでに何をしてほしいかなど、納期が決まっている場合は、メールの最後に書いたほうが全体像を理解してもらった後なので、コミュニケーションがスムーズになる。

 読み手にもう一度読み返させる必要もないうえに、うっかり忘れさられてしまうことも防げるだろう。メール本文の冒頭に依頼を書いている場合も、最後にリマンドしておくのが賢明といえる。

■覚えておきたい英語表現
「get back to (someone) with 〜」(誰々に〜をもって折り返し連絡をする)
「final edit」(最終の編集)
「I would appreciate 〜」(〜をいただければ幸いです)
「by end of business day」(就業時間の終わりまでに)
※「by the end of business day on Monday」(月曜日の就業時間終わりまでに)などとも使える。

(記事/柏野裕美)

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