実践! ビジネス英会話ですぐに使える「メール」例文集

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避けては通れない! ビジネス英語「メールの書き方」

 ビジネスパーソンにとって英語力は必須。専門職ではなくても、英語でのメールのやり取りを求められるシーンは多いはず。そこで、実際に英文を書き始める前に、まずは必要最低限のルールや言い回しなど、メールの基本を知っておこう。

 まずは、英文ビジネスメールの定型フォーマットを覚え、書き出しなど基本形式を抑えておくこと。急ぎの場合など、挨拶や結びがなく用件のみ簡潔に書くこともあるので、相手との関係によって使い分けていくことがポイントとなる

(1)件名(subject)…具体的な言葉を入れ、かつ簡潔に!
例文:Meeting About New Internet Service Provider 2/8/2014

(2)敬辞(salutation)…敬称プラス相手の名字
ビジネス英文メールでは、親しい間柄でない限り、敬称(Mr. Mrs. Ms. Dr.など)に続けて“Dear Mr.Alan,”など、相手の名前(first name)を書くことはしないので注意しましょう(※もし担当者の名前と性別がわからない場合は“Dear Sir or Madam,”にします)。

(3)挨拶(greeting)…簡単な挨拶やお礼を。初めてメールを出すなら、ここで自己紹介
例文:Thank you for your email.
「メールをいただきありがとうございました」
例文:I hope this email will find you well.
「お元気でお過ごしのことと思います」

(4)本文(main)…書き出しは、まずメールの目的を端的に伝える!
例文:I am writing about 〜
「〜について書いています」
【例文】“I am writing with regard to 〜”
「〜に関して書いています」

(5)結び(closing)…英文メールの礼儀的慣習で日本の「敬具」「草々」のようなもの
例文:Best regards/Best wishes/Best/Yours sincerely

(6)名前/署名(signature/signature block)
最後に、差出人の名前や社名、住所、電話番号などを挿入する。

 英語でのメールの注意点に、『省略形(I’m など)を使わない』という点が挙げられる。口語と違い、文語ではあまり省略形を用いることがなく、使ってしまうと、(相手側は)敬意が払われていないように感じることもある。書き手にまったく他意はないのに、相手への心象を悪くしてしまうことにも繋がりかねないので、定型フォーマットと併せて覚えておこう。

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