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もう悩まない!ビジネス英語メールを書くコツと使えるフレーズ・例文集

英語のビジネスメール

英文でビジネスメールを書こうとしたものの、何から始めたらいいのか分からずに困った経験はありませんか? ビジネス英語には、日常英会話とは異なるマナーが存在しますが、その数は決して多くありません。ポイントを押さえれば、カジュアルメールがビジネスメールに早変わり。ビジネス英語が苦手な人もすぐに使える、メールを書くコツや定型表現について紹介します。

ネイティブにも的確に伝わる! 英語のビジネスメールを書くコツ

英文メールを打つ外国人のイメージ

相手に伝わる英文ビジネスメールのポイントは、まず「結論ファースト」「単刀直入」であることです。コンパクトで分かりやすいメールを書くことを心掛けましょう。では、以下で具体的にポイントをご紹介します。

英文ビジネスメールでは、本文の書き出しで時候の挨拶など格式ばった表現を使う必要はなく、メール連絡の目的を簡潔にまとめるのが一般的です。丁寧さよりも簡潔さを重要視した、シンプルな構成を心掛けましょう。
メールを書く際には、まず誰に何を伝えたいのかを明確にした上で、フォーマルかカジュアルか、依頼なのか確認なのかといった状況や目的により、メールの形式を使い分けましょう。簡潔さと礼儀正しさの、どちらにより重きを置くかを決断した後で書き始めます。

英文ビジネスメール【基本フォーマット】

ビジネスメールには、定型の文章と流れがあります。ここでは、社外クライアントへのメール定型文をご紹介します。
以下は、すでにコンタクトを取ったことのある担当者のホワイトさんに、以前お願いしておいた社名入りの領収書の発行について念を押すためのメールを、ホワイトさんからのメールに返信する際の文例です。
Subject: Request for Issuance of a Receipt …@件名

Dear Mr. White, …A宛名

Thank you for your confirmation. …B書き出し

Just in case, I would appreciate it very much if you would kindly issue a receipt including the name of our company. …C用件

I remain at your disposal if you have any problems. …D本文の結び


Best Regards,  …E結語
Taro Kondo …F差出人名
件名:領収書発行のお願い

ホワイト様
ご確認いただきまして、ありがとうございました。
念のため、あらためてお願い申し上げますが、弊社名を明記した領収書を発行していただけますようお願い致します。
何か不都合などがございましたら、どうぞご連絡ください。

敬具
近藤太郎
文例のとおり、「Dear」に続けて敬称を添えた相手の名前とコンマを打ち、そこで一度改行します。1行開けて本文を書き出し、謝辞は手短に、要望を伝える用件は単刀直入に、本文の結びは、問題があれば連絡をくれるようにまとめます。2行開けて結語を添え、改行して差出人名を書くのが最も一般的なビジネスメールの構成です。

件名の書き方

ノートパソコンの画像

件名を見るだけでもメールの内容が把握できるように、適切な前置詞を用いて、具体的な単語を明記します。
ただ、「About Information」(情報について)や「For the Meeting」(会議の件)などのように、件名があまりに簡潔すぎると内容が不明瞭なため、相手に伝わらないだけでなく、最悪の場合には迷惑メールと見なされてしまうこともあるので注意しましょう。
理想的な件名の書き方は、次のように具体的な内容を簡潔にまとめます。
「Requirement of the Quotation」(見積のご請求)
「Inquiry about the Meeting on April 3」(4月3日の会議についてのご質問)
■緊急メール
件名を「Urgent:」(緊急)という書き出しで始めると、相手にも要件の重要性が伝わり、できるだけ早い開封を促せます。また、期日がある場合なら、件名の最後に「before Oct. 2」(10月2日までに)などと添えることも必要です。
たとえ急ぎのメールでも、本文の書き出しは非常に重要ですので、丁寧に「I need to ask an urgent favor.」(緊急のお願いがございます)と伝えた上で、本題に入りましょう。

宛名の書き方

宛名は、相手への敬意や親密さが最も表れやすい箇所です。相手との距離感に配慮しながら、適切な宛名を用いましょう。

■Dear、Hi、Toの違い
何か特別な事情がないかぎり、通常のビジネスメールは「Dear」で始めましょう。上記の3つの中では、最もフォーマルな表現ですが、その後に続ける相手の名前は、敬称付きでもファーストネームでも、どちらでもかまいません。

一方、「Hi」は何度もやりとりをしたことのある、親密な相手へのメールに使うもので、この後には相手のファーストネームを続けます。カジュアルな表現ですが、軽めのビジネスメールにも使うことができます。

「To」は、宛名が分からないとき以外、ビジネスメールではあまり使いません。どちらかというと、正式なメールでは使わず、簡単に済ませたい用件でファーストネームを後に続けて使います。
■相手の担当者名が分かる場合
「Dear」の後にブランクを1つ空け、その後に相手のラストネーム(姓)を敬称と共に続けてコンマを打ち、改行します。名前はファーストネームでもかまいませんが、その場合には、敬称が不要となります。
・Dear Mr. Brown,(ラストネームの場合)
・Dear Tom,(ファーストネームの場合)
担当者が複数いる場合には、andを使って並列しましょう。ただ、並べられるのは3人までが限度なので、それよりも多い場合には「Sirs and Madams」とします。
・Dear Tom, Kate and Robert,(複数人の場合)
・Dear Sirs and Madams,(4人以上の場合)
名前は分かっていても、相手の性別が分からない場合には、敬称をMr./Ms.としましょう。「/」は「or」(もしくは)と同じ意味です。

部署名、役職名しか分からない場合は、「ご担当者様」とするのが無難です。英語では日本語ほど役職を用いないため、例えば「近藤営業部長」のように名前と役職を一緒に表記することはありません。宛名は「To whom it may concern,」としましょう。
■担当者名、部署名、役職名などが全て分からない場合
この場合でも、前の項目で用いた「To whom it may concern,」を使うことができます。この表現は「関係者各位」という意訳も持つ「To whom it may concern,」を使うことができます。また、担当者が一人あるいは複数いずれの場合でも使えます。

【シーン別】書き出しでよく使うフレーズ・例文

ある程度決まった定型表現を活用することで、マナー違反にならない好印象のメールを書くことができます。

■自己紹介・挨拶
社内の同じグループや部署などといった比較的近い間柄でも自己紹介や挨拶をするケースは多いものの、基本的にはプライベートな話は不要です。自分の部署名、担当分野、担当年数などを中心に伝えましょう。より親しくなるきっかけとして、出身地などを盛り込むのもよいでしょう。
・My name is Kondo from the Sales Department. 
営業部の近藤です。

・I'm in charge of market analysis for two years. 
市場分析を2年担当しています。

・I used to work for the IT Department.  
以前はIT部門に勤務していました。

・I'm from Miyazaki Prefecture in Kyushu. 
九州の宮崎県出身です。
社外メールでも社内メールと同様、自分の部署名や担当分野について簡単に紹介しますが、さらに社名や紹介者についても言及すると分かりやすいでしょう。
・My name is Kondo from the ABC Corporation. 
 ABC社の近藤です。

・I will be Mr. Tanaka's successor. 
 私が田中の後任を務めます。

・I will be your new contact. 
 私が新しい担当者です。

・I am writing this on behalf of Mr. Tanaka. 
 田中に代わってご連絡を差し上げております。
英語では、日本語でよく使われる「よろしくお願いします」に相当する表現が存在しないため、自己紹介に続けて「I am looking forward to working with you.」(皆さんとご一緒にお仕事ができるのを楽しみにしています)」と結ぶといいでしょう。
■お礼・感謝を伝える
「Thank you for〜.」(〜をありがとうございます)が基本形ですが、さらに細かなニュアンスを伝える表現もあります。
・I appreciate your support. 
 ご支援にお礼申し上げます。(フォーマル)

・I am grateful for your patience. 
 ご辛抱いただきまして感謝申し上げます。(フォーマル)

・It is very nice of you to reply to me. 
 ご返信をありがとうございます。(カジュアル)

・I cannot thank you enough for your cooperation. 
 ご協力に感謝の言葉もありません。(カジュアル)
■お知らせする
最も一般的な表現は「Please be informed that〜.」(〜についてお知らせいたします)。この表現は文章の要素に「当社/弊社」も「御社/貴社」も含まないため、私情を挟まずに中立的かつ客観的なニュアンスで使えます。
良いニュースの場合には、「われわれ(当社/弊社)」を主語にするのが好ましいでしょう。
・We are glad to inform you that we finally launched our new project in Seattle. 
 当社の新規プロジェクトがシアトルで立ち上がりましたことをお知らせいたします。

・We are pleased to inform you about our new release in the coming February. 
 当社から2月のニューリリースについてお知らせできることを喜ばしく存じます。
逆に悪いニュースの場合でも、主語は「われわれ」として申し訳なさを伝えます。なお、良いニュースの場合よりも、文言にはさらに注意する必要があります。
・I am afraid that I have to cancel all the events for next week. 
 残念ながら、来週予定している催事は全てキャンセルしなければなりません。

・We regret to say this, but we would stop investigating the issue at the end of this month. 
 恐れ入りますが、今月末をもって本件の調査を打ち切らせていただきます。

・We are sorry to inform you that the operation would be suspended after this quarter.
 残念ながら、今四半期をもって作業を終了させていただきます。

・We are very regretful to say, but the new sales performance didn't improve enough.
 誠に恐縮ですが、新規営業成績が十分に改善しませんでした。
■謝罪する
メールの返信が遅くなった時には、本文の書き出しの前に「Please accept my apology for the late reply.」(返信の遅れについて、私のお詫びをどうか受け入れてください。=返信が遅れて申し訳ありません)と述べた後に、遅れた理由を手短に添えます。丁寧過ぎる謝罪や言い訳は必要ありません。
クレームに対しては、返信を待つ相手をできる限り早く安心させる必要があるため、件名に「Apology for Delivery Failure」(配送ミスへのお詫び)など、謝罪である旨の言葉を入れます。本文の書き出しは、前述の悪いニュースを伝える時と同様に「We are sorry that〜」や「We regret to say this, but〜」などと始めます。

■目的を伝える
メールの書き出しでは、まずそのメールの目的を伝えます。「I am writing this email to inform you that 〜.」(〜についてお伝えするためにメールを差し上げております)が基本的な書き出しで、社内でも社外でもこの定型を使ってかまいません。
・I am writing this email to inform you of our current status about a new product. 
 当社の新製品について現状をお知らせいたします。
■依頼する
相手へお願いする場合には、相手との関係性や状況によって、丁寧さが求められる場合もあります。そこで、以下のように書き出しを使い分けましょう。
・Can you please send us the revised estimation by Friday? 
 金曜日までに試算の改訂版をお送りいただけますか?(カジュアル)

・Could you please redesign the form? 
 申請書のレイアウトを再度変更していただけないでしょうか?(フォーマル)

・Would you mind rescheduling the meeting? 
 会議の日程について、再調整をお願いできますでしょうか?(フォーマル)
■提案する
こちらから相手へ提案する場合には、「I propose that〜.」(〜について提案させていただきます)と始めます。
・I suppose that we should agree with more details on the new product release. 
 新製品のリリースにつきましては、より詳細に至る合意が必要であるかと存じます。

・I propose that we will hold a reception party for the project launch. 
 プロジェクトの立ち上げに際し、レセプションの開催をご提案申し上げます。
■質問する
質問する場合には、「I would like to ask you about〜」(〜について伺いたいと思います)と切り出しましょう。「ask」を「enquire」に言い換えると、よりフォーマルな言い回しになります。
・I would like to enquire about the details of the strategy. 
 この戦略について詳細を伺いたいと存じます。
■催促する
催促する場合には、相手との関係性を考慮した上で、語調や言い回しに気を付ける必要があります。
・This is a friendly reminder for the deadline. 
 期日のお知らせについて、念のためご確認です。(カジュアル)

・I would like to remind you that I have not received a reply yet. 
 まだご返信をいただいていない旨を、念のためお知らせしております。(フォーマル)

・It would be great if we could hear from you again. 
 ご連絡いただけましたら幸いです。(フォーマル)

・It would be much appreciated if you could send us the form by this Friday. 
 今週金曜日までに書類をお送りいただけましたら幸甚でございます。(非常にフォーマル)
■確認する
相手に確認する場合には、「I would like to confirm that〜.」(〜について確認させていただきます)と単刀直入に切り出しても、問題はありません。
・I would like to confirm that we will analyze the result of this questionnaire from the next time.
 次回より、アンケート結果の分析に取り掛かります。
■お祝いを述べる
お祝いする場合には、型にはまり過ぎないで自由な表現を使うと、心温まるメール文になります。
・I am so glad to hear that you are transferred to New York. 
 あなたがニューヨークへ栄転すると聞いてうれしく思います。

・Congratulations on the opening of your new office. 
 新しい事務所の立ち上げをお祝い申し上げます。

・We would like to celebrate your new career. 
 あなたの新しいキャリアにお喜び申し上げます。

・Best wishes for your continued success.
 ますますのご活躍をお祈りいたしております。(多用される定型表現)

結びでよく使うフレーズ・例文と結語の使い分け

結びの文言は、定型表現を使い回すことがほとんどですので、2つほど覚えておけば十分です。また、日本語における「よろしくお願いします」に相当する英語表現は存在しないので、適宜、具体的な目的を伝える必要があります。
・It would be appreciated if you could reply to us as soon as possible.
 お早めにご返信いただけましたら、ありがたく存じます。

・Please RSVP by this weekend.
 今週末までにご返信ください。(さほど緊急ではないものの、出欠などの目的で返信が必要な場合)
※「RSVP」とは「repondez s'il vous plait」(お返事をください)というフランス語の略語。

・It would be great if you reconsider our new sales proposal.
 弊社の新規営業案につきまして、ご再考いただけましたら幸いです。

・We look forward to seeing you at the meeting.
 会議でお会いできるのを楽しみにしております。

・Have a lovely holiday.
 素敵な休暇をお過ごしください。

・Please say hello to Mr. Smith for us.
 スミス様によろしくお伝えください。

・Would you please let us know when you have a question/concern?
 ご質問(不明点)があれば、お知らせいただけますでしょうか?
■結語は相手との関係性に応じて使い分ける
結語にもカジュアルなものとフォーマルなものの両方がありますが、ビジネスシーンにおいては、カジュアルなものは不向きです。例えば「Lots of love,」(愛を込めて)や「xxx」(キスマーク)は論外ですし、「Bye,」や「See you,」なども通常は使いません。
ビジネスメールで使うものはそう多くなく、毎回同じものでもかまいません。下記の表内で挙げた表現は、どれも「敬具」に当たる表現です。

フォーマル

Sincerely yours,
Sincerely,
Yours sincerely,
Yours,

ややフォーマル

Best Regards,
Kind Regards,
Regards,
Best,

こんなときはどうする? 英語のビジネスメールでよくあるQ&A

英語に自信のあるビジネスマンであればこそ、ふとした瞬間にビジネスマナーなどが気になることもあるでしょう。以下では、ビジネスメールの作成時に気になる疑問にお答えします。

■添付ファイルがあるときの伝え方・ファイル名は?
「Attached is〜.」「Please refer to the attached〜.」(〜という添付ファイルをご参照ください。)が定型表現です。ファイル名については、メールの件名と同様に「Absence Policy」(欠席規定)などと、幾つかの単語をつないで頭文字を大文字にします。

■箇条書きはどう表現する?
箇条書きは統一感があり、見やすければスタイルは自由ですが、本文から箇条書きへ移行する部分にコロンを入れるのが一般的です。
Could you please bring: 以下のものをご持参ください:
  ・Certificate 証明書
  ・Instruction 指示書
  ・Application Form 申込書
■署名の書き方は?
氏名、役職、社名、住所、電話番号などを縦に並べます。
Taro Kondo
Sales Director,
ABC Corporation
26F ABC Building, 1-1-1 Chuo-ku, Tokyo
Phone: +81-3-1234-5678
■英語に不慣れなことを相手に伝えてもよい?
部署の異動などで新しい業務に慣れていない場合には、「I am new here.」(新しく異動してきたばかりです)と断りを入れることは可能です。なお、言語については業務メールで言及する必要はないでしょう。外国人が集まる職場では、母国語以外で商談するのは決して珍しいことではありませんから、心配は無用です。

■英語のビジネスメールを学ぶのに最適な本は?

(1)『ビジネスがはかどる! 英文Eメールハンドブック』浅場眞紀子(著) アルク(外部リンク)
デスクに置き、メール作成時には常に参考にしたい本です。定型表現にうまく当てはめるのが精いっぱいの初心者から、こなれた表現を使いたい中級者まで、幅広いレベルをカバーしています。
(2)『ビジネスで1番よく使う英単語 最重要1000語』成重寿(著) Jリサーチ出版(外部リンク)
文章の構成や語順よりも、まず大切なのは単語です。部署名や書類名を間違えていては、相手に正確に意図が通じません。ビジネス単語の確認に欠かせない単語集です。

英語のビジネスメールは定型表現の使い回しで十分

基本的な英語力に加えて、件名、書き出し、結びなどの定型表現を参考にしてメールを構成すれば、相手へ失礼になることなく伝わる英文ビジネスメールを書くことができます。グローバルに仕事する人たちは、語学力のレベルにかかわらず、正しく伝わることを重視します。ルールと礼儀を守り、分かりやすい英文ビジネスメールを書くことを心掛けましょう。

※本記事は2020年3月27日時点の内容です。

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