コツは“スペル”を聞くこと? 電話対応で役立つフレーズ

電話を受けても焦らない! 電話対応がスムーズできる英語表現を紹介 [拡大する]

電話を受けても焦らない! 電話対応がスムーズできる英語表現を紹介

 電話が苦手な人にとって、かけた時よりも受ける時の方が心の準備ができていないことも多く、パニックになりやすいもの。仕事で電話を受ける時、うまく対応できず、先方の機嫌を損ねるのではないかと心配になってしまう人もいるだろう。電話対応は“習うより慣れよ”。以下のフレーズを確認して、しっかり備えれば心配ない。

■電話を受けるとき

<例文>
・ABC Store, 〇〇 speaking. How May I help you?
「ABCストアの〇〇です。ご用件をお伺いします」

 「ABC Store. How may I help you?」だけでも伝わるが、名乗ったほうが丁寧だ。また、受けた電話をつなぐときの表現は以下の通り。

<例文>
・Hold the line, please. I will connect you.
「お待ちください、いまおつなぎします」

 「I will connect you.」は「I will put you through.」にも置き換えられる。

<例文>
・Just a moment, please. Let me transfer this call to someone in charge.
「少々お待ち下さい。担当者に電話を回します」

 「someone in charge」は「担当者」という意味。この表現は良く使われるので覚えておきたい。

■不在のことを伝えるとき

<例文>
・I'm sorry, but he is out of the office now.
「申し訳ありませんが、ただ今、外出中です」

 昼休みのときには「He is out to lunch」と言えば、「昼食に出ている」という意味になる。さらに以下の表現も覚えれば、さまざまな場面において対応できるはずだ。

<例文>
・I'm afraid he can't come to the phone right now.
「あいにく電話に出ることができません」

・I'm afraid he is already gone home.
「恐れ入りますが、すでに退社しました」

・I'm afraid he has taken the day off today.
「恐れ入りますが本日休みをもらっています」

・I'm afraid he is in a meeting at the moment.
「申し訳ありませんが、ただ今、会議中です」

 ちなみに「be meeting with a customer」で「接客中」という意味だ。

■伝言を受けるとき

<例文>
・Could I take a message?
「ご伝言をお受けいたしましょうか?」

 「May I take a message?」や「Would you like to leave a message?」も同じ意味で使える。ほかに覚えておきたい表現として、以下のようなフレーズが挙げられる。

<例文>
・I will give him the message.
「申し伝えます」

・I will tell him that you called.
「お電話があった旨、申し伝えます」

・I will have him call you when he is back.
「戻り次第、折り返させます」

・Could I have your phone number?
「電話番号を教えて頂けますか?」

・Could you spell your name, please?
「お名前のスペルを教えて頂けますか?」

 名前が聞き取れない場合は、何度も聞き返すより、スペルを聞くと話が早い。ほかにも、電話を受けたときにありがちなシーンとして、間違い電話がかかってきたときがある。その場合は以下のフレーズを使う。

<例文>
・I'm sorry but you have the wrong number.
「恐れ入りますが、番号を間違えていらっしゃいます」

 また相手を待たせた場合は、まずは一言おわびを伝えよう。

<例文>
・I'm sorry to have kept you waiting.
「大変お待たせして申し訳ありません」

 電話対応に慣れていない人は、面識のない相手はもちろん、顔見知りだとしても緊張しやすい。だが、今回紹介した表現を覚えればほとんどの事態に対応できるはずなので、この機会に確認しておこう。

(記事/THE RYUGAKU)

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