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Q.ビジネスで英語のメールを送る際の注意点を教えてください

ビジネスで英語のメールを書かなければならないのですが、どのような点に注意すればいいのか教えてください。
【A】スパムメールと間違われないように件名から注意が必要です

 ビジネスにおいて英語のメールを送る際には、さまざまな注意点がありますが、今回は以下の3つの点に注意しましょう。

1. スパムと間違われないように件名を工夫する
「Hello」や「Thank you」などスパムと間違われるような件名は避けましょう。
スパムと間違われないためには、メールの内容がわかるように具体的な件名にします。
例)Project meeting on April 20th(4月20日のプロジェクト会議の件)

2. はじめに重要な用件を書く
英語圏では結論から書いて用件を明確にします。特にビジネスメールを1日に数十通も受信するビジネスパーソンにとっては、はじめに用件が書かれていなければ、重要なメールではないと判断され、メールの目的を把握できないかもしれません。
また、日時や条件など箇条書きにしてわかりやすい文章にすることも大切です。
例)I am writing to inform you about the next meeting.(次回の会議についてのご連絡です)

3. Iとweを使い分ける
英文メールでは、“I”を使えば個人の立場からの発言と理解されますが、“we”を使えば会社を代表しての意向(意見)と相手に受け止められてしまうため、使い分けが必要になります。
例)We are sorry that we did not meet your expectation.
ご期待に添えず申し訳ございません
One more アドバイス
パソコンの環境によっては文字化けすることがあります。英数字は全角でなく半角にする、記号や丸数字(丸付き数字)など文字化けしやすいものは使わないようにしましょう。

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【文・取材/寺本亜紀】
ライター、映像翻訳者(映画やドラマ、ドキュメンタリーの字幕翻訳・吹替翻訳)。英文科卒業。
小学校英語指導者資格取得。カナダ、アメリカ、オーストラリアで親子留学を経験。
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