英語で電話のかけ方・受け方をマスター!オフィスでの「電話対応」
ここでは電話対応の基本といえる定番フレーズをピックアップ。かかってきた場合の受け方から、先方の名前を確認しておくといった取り次ぎの会話、また、こちらから電話をかけた場合のコツなどを、英語の例文と併せて対訳付きでご紹介していきます。電話応対は非常に緊張してしまうものですが、必要な英語力は決して難易度の高いものではありません。何度も繰り返し練習を重ね、身につけましょう。
Hello.This is X company. May I help you? | こちらはX社でございます。ご用件を承ります |
This is the sales department. Who(m) would you like to speak to? | 営業部でございます。どなたにおつなぎしましょうか? |
May I have your name, please? | どちらさまですか |
Can I have your company name, please? | 御社名もいただけますか |
Just a moment, please. | 少々お待ちいただけますか |
I’ll put you through. | おつなぎいたします |
Let me transfer you to Human Resources. | 人事部におつなぎいたします |
I’ll transfer you to the person in charge. | 担当者に代わります |
Could you speak a little louder, please? | もう少し大きな声でお話いただけますか? |
Could you speak more slowly, please? | もっとゆっくりお話いただけますか? |
I’m sorry, but she is away from her desk right now. | 申し訳ありません。○○は只今、席をはずしております |
I’m sorry. She is on another line. | 申し訳ありません。○○は只今、他の電話に出ております |
Would you like to leave a message? | ご伝言を承りましょうか |
Can I ask him to call you back when he is free? | ○○の手が空き次第、折り返しお電話するよう申し伝えましょうか |
I’m afraid he is on a business trip. | 申し訳ありません。○○は出張中です |
I’m sorry, but the person in charge of the matter is not in the office at the moment. | 申し訳ありません。担当者は只今外出しております |
This is Ken Nakata from XXX company. | XXX社の中田健と申します |
Hello, this is Nakata from XXX company. | もしもし、XXX社の中田です |
May I speak to Mr. Smith, please? | スミスさんお願いします |
Hello. I’d like to speak to Mr. Smith. | こんにちは。スミスさんをお願いします |
May I speak to Mr. Smith at extension 255? | 内線番号255のスミスさんをお願いします |
May I have extension 123, please? | 内線の123をお願いします |
Could you put me through to the sales department? | この電話を営業部に回していただけますか |
I’d like to speak to someone in charge of marketing. | マーケティング担当の方をお願いします |
Could I speak with the customer center officials, please? | カスタマーセンターの担当者をお願いします |
【実践例文 1】
XXX社の中田健がY社のスミス氏に電話するが、スミス氏は会議中。会議後に中田健に電話いただくよう西さんに伝言する。
西 | Hello. Y Corporation. This is Yuko Nishi. How can I help you? |
中田 | My name is Ken Nakata from XXX company. I’d like to speak to Alan Smith, Please. |
西 | Mr. Smith is currently in a meeting with a client. Would you like to leave a message? |
中田 | Yes. Would you please tell him to call me back after the meeting? |
西 | Certainly. Could you please spell your name for me? |
中田 | Ken Nakata is k-e-n space n-a-k-a-t-a. |
西 | May I have your phone number? |
中田 | My phone number is 03-0000-0000. |
西 | Let me repeat your number, 03-0000-0000. |
中田 | Correct. |
西 | I’ll ask him to call you back. |
【実践例文 2】
XXX社の中田健がY社の電話案内係に内線123のスミス氏への取り次ぎを頼む。スミス氏の秘書が電話にでて、スミス氏の外出を告げる。中田健はメールをスミス氏に送るので確認していただくよう秘書に伝言する。
中田 | This is Ken Nakata calling from XXX company. May I speak to Mr. Smith at extension #123 ? |
案内 | Hold the line, please. |
秘書 | I’m afraid he is not in the office now. |
中田 | Well, could you tell that I sent him an e-mail and ask him to check it? |
秘書 | I’ll be sure to tell him. Thanks for calling. |
≪抑えておきたい5つの鉄板フレーズ≫
(1)How can I help you?/ご用件を承ります。
相手の要件を、礼儀正しくたずねるフレーズです。
(2)Would you please tell him to call me back〜?/折り返しお電話をいただくようお伝えいただけますか。
受電のケースでは頻繁に出てくるフレーズ! 鉄板として覚えておきましょう。
(3)Let me repeat your number/お電話番号を復唱させていただきます。
電話番号、要件、名前のスペルの確認など、電話対応に欠かせない表現です。
(4)Hold the line, please./そのままお待ちくださいませ。
「 電話を切らずにそのまま待っていてください」の意。ちなみに、電話を取り次いで欲しくない場合は「Please hold all calls.」
(5)I’m afraid〜/申し訳ありません。
すぐに「I’m sorry」を使ってしまいがちですが、こちらの方がビジネスライク。「あいにく(残念ながら)〜です」という表現になります。
【文・取材/寺本亜紀】
ライター、映像翻訳者(映画やドラマ、ドキュメンタリーの字幕翻訳・吹替翻訳)。英文科卒業。小学校英語指導者資格取得。アメリカ、カナダ、オーストラリアで親子留学を経験。