電話で使える英会話の定番フレーズ！ビジネスで使える英語表現を解説

英語での電話対応を、焦らずスムーズに行いたいと考えている人も多いのではないでしょうか。ビジネスシーンでの電話のやりとりは、プロフェッショナルな印象を与える重要なスキルです。ところが、英語での電話対応は、対面でのコミュニケーションよりも難度が高いとされています。

本記事では、英語での電話対応が求められるシチュエーションと、覚えておくと便利な定番フレーズを解説します。

目次

1. 英語の電話対応が難しいのはなぜ？
   1. 相手の表情やボディランゲージが見えない
   2. 英語を話すスピードが速く、音声が不明瞭なことがある
2. 英語の電話対応で緊張しないための対策
   1. 事前準備をする
   2. 電話をかける前に深呼吸をする
   3. 英語での電話対応の練習をする
   4. メモを取る
3. 英語で電話を受けるときに使えるフレーズ
   1. 電話を受けるとき
   2. 相手の名前や会社名を確認するとき
   3. 担当者に取り次ぐため、相手に待ってもらうとき
   4. 担当者が不在／電話対応できない場合とき
   5. 受けた電話を切るとき
   6. 英語で電話を受けるときに使えるそのほかのフレーズ
4. 英語で電話をかけるときに使えるフレーズ
   1. 電話をかけるとき
   2. 電話の用件を伝えるとき
   3. 担当者に取り次いでもらうとき
   4. 先方の担当者が不在だったとき
   5. かけた電話を切るとき
5. シーン別・英語で電話対応するときのフレーズ
   1. 電話の音が遠いとき
   2. 電話が途中で切れてしまったとき
   3. 電話を折り返すとき
   4. 留守番電話を残すとき
6. 定番フレーズを繰り返し練習して英語での電話対応の不安をなくそう

目次

英語の電話対応が難しいのはなぜ？

英語での電話対応が、対面でのコミュニケーションより難しいと感じるのはなぜなのでしょうか。まずは、英語の電話対応が難しいとされる理由を考えてみましょう。

相手の表情やボディランゲージが見えない

英語の電話対応が難しいのは、相手の表情やボディランゲージが見えず、言葉だけで意思疎通を図らなければならない点にあります。

対面でのコミュニケーションでは、相手の表情やボディランゲージから多くの情報を得ることができ、言葉に不安があっても意思疎通が可能です。しかし、電話では視覚的な手掛かりがないため緊張が増し、対応にストレスを感じることがあります。

英語を話すスピードが速く、音声が不明瞭なことがある

英語の電話対応が難しいのは、ネイティブスピーカーの話すスピードにあります。また、発音やイントネーションの違いも一因です。ざわざわとした電話のノイズや、電波の状況が悪い中での電話は、さらにコミュニケーションを難しくします。
日本人がなじみのあるアメリカ英語とは異なる地域や国の英語は、アクセントやイントネーションが異なるため、慣れていないと聞き取りにくいことがあります。

英語の電話対応で緊張しないための対策

英語の電話対応は、母語でないためにそれだけで緊張してしまうことがあります。しかし、適切な準備と練習を重ねることで、その緊張をやわらげることが可能です。
ここでは、英語の電話で緊張しないための具体的な対策を見ていきましょう。

事前準備をする

英語での電話は内容を予測し、整理してから話すようにしましょう。あらかじめ話す内容やフレーズはメモをしておくことで緊張がやわらぎ、会話がスムーズになります。
また、ビジネスの場面では、重要なポイントや質問をしっかりメモしておくのがおすすめです。

電話をかける前に深呼吸をする

電話をかける前に、ゆっくりと深呼吸をします。深呼吸は心拍数を落ち着かせ、冷静さを取り戻す助けになります。緊張をやわらげることで、より自信を持って話すことが可能です。

英語での電話対応の練習をする

友人や同僚、オンライン英会話レッスンなどで英語での電話対応の練習をすることも有効です。模擬的な電話シナリオを設定して練習しておけば、実際の電話対応に備えられるだけでなく、練習を重ねれば自信もつきます。

メモを取る

電話での会話中に重要なポイントをメモする習慣をつけると、会話がスムーズに運びます。特に、電話番号や名前、アドレスなどの重要情報は、後で確認できるようにメモしておくのがおすすめです。

また、英語での表現や聞き取りが難しい場合も、メモをとることで理解が深まり、後で確認しやすくなります。例えば、相手の話を聞いて「Can you spell that, please?（つづりを教えていただけますか？）」などと尋ね、正確な情報をメモしましょう。

英語で電話を受けるときに使えるフレーズ

英語での電話対応は、適切なフレーズを使うことでスムーズに進められます。特に電話を受ける際には、丁寧で明確な表現が必要です。それにより、誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
ここでは、英語で電話を受けるときに使える基本的なフレーズを紹介します。

電話を受けるとき

電話を受けるときは、最初に会社名と名前を伝えるようにしましょう。次に「どのようなご用件でしょうか？」と尋ねると、相手が目的を伝えやすくなり、親切な対応が可能です。

Good morning / afternoon, [company name], [your name] speaking. How can I help you?
「おはようございます／こんにちは／こんばんは、［会社名］です。私は[あなたの名前]です。どのようなご用件でしょうか？」

Thank you for calling. How may I assist you today?
「お電話ありがとうございます。本日はどのようなご用件でしょうか？」

相手の名前や会社名を確認するとき

ビジネスの電話では、相手の名前や会社名を丁寧に確認することが重要です。これにより、後で情報を確認したり、必要な情報を整理したりするのに役立ちます。

May I have your name, please?
「どちら様でしょうか？」

Could you please tell me your name?
「お名前を教えていただけますか？」

担当者に取り次ぐため、相手に待ってもらうとき

担当者に取り次ぐためには、相手に少し待ってもらうようにお願いする必要があります。この一言があるだけで、相手のストレスを軽減し、スムーズな対応が可能です。

Please hold on while I transfer your call.
「電話をおつなぎしますので、少々お待ちください」

One moment, please. I'll connect you to [contact person's name].
「少々お待ちください。［担当者名］におつなぎいたします」

担当者が不在／電話対応できない場合とき

担当者が不在であったり、電話対応できなかったりする場合は、電話をかけてきた相手に、その旨を伝えなければなりません。担当者が不在でも、丁寧に対応することで配慮を示せば、信頼を維持できます。

I'm sorry, [contact person's name] is not available at the moment. Can I take a message?
「申し訳ございませんが、［担当者名］はただ今不在です。伝言をお預かりしましょうか？」

Would you like to leave a message, or can I help you with something?
「伝言をお預かりしましょうか？それとも何か私にできることがありますか？」

受けた電話を切るとき

受けた電話を切るときは、感謝の言葉を一言添えることが重要です。これにより、相手に良い印象を残し、次回以降のやりとりもスムーズに進む可能性が高まります。

Thank you for calling. Have a great day!
「お電話ありがとうございました。良い一日をお過ごしください！」

If you have any other questions, please feel free to call us again.
「何かほかにご質問がありましたら、どうぞお気軽にお電話ください」

英語で電話を受けるときに使えるそのほかのフレーズ

電話を受けるときに使える、そのほかの会話フレーズを確認しておきましょう。下記の例を参考にして、実際の電話対応にお役立てください。

Could you please spell that for me?
「そのつづりを教えていただけますか？」

May I ask the purpose of your call?
「ご用件をお伺いしてもよろしいですか？」

I'm sorry, I didn't catch your name. Could you please repeat it?
「申し訳ありません、お名前を聞き取れませんでした。もう一度おっしゃっていただけますか？」

May I know who's calling, please?
「どちら様でしょうか？」

英語で電話をかけるときに使えるフレーズ

次に、自分が英語で電話をかけるときに使えるフレーズを紹介します。これらのフレーズを使うことで、スムーズで丁寧な電話対応ができるようになるでしょう。電話の流れに沿って紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

電話をかけるとき

電話をかけるときは、まず電話に出た相手に、自分の会社名と名前、話したい相手の名前を伝えることが重要です。これにより、スムーズに会話を始めることができます。

Hello, this is [your name] from [company name]. May I speak to [contact person's name], please?
「こんにちは、［会社名］の［あなたの名前］です。［担当者名］さんとお話しできますか？」

Good morning / afternoon, this is [your name]. Is [contact person's name] available?
「おはようございます／こんにちは、［あなたの名前］です。［担当者名］さんはいらっしゃいますか？」

電話の用件を伝えるとき

次に、電話の用件を伝えましょう。電話の用件を明確に伝えることで、相手にとってかかってきた電話の内容がわかりやすくなり、時間の節約にもなります。

I'm calling to inquire about [specific topic].
「［特定のトピック］についてお伺いするためにお電話しています」

I'd like to discuss [specific topic] with [contact person's name].
「［特定のトピック］について［担当者名］さんとお話ししたいのですが」

担当者に取り次いでもらうとき

用件のある部署や担当者に、電話でつないでもらうためのフレーズを紹介します。丁寧な表現でお願いすることで、円滑に相手に取り次ぎを依頼することが可能です。

Could you please transfer me to the sales department?
「営業部におつなぎいただけますか？」

I need to speak with [contact person's name] about an urgent matter.
「緊急の件で［担当者名］さんとお話ししたいのですが」

先方の担当者が不在だったとき

担当者が不在の場合には、折り返しの電話や伝言を、ほかの担当者にお願いすることがあります。その場合、電話対応をしている相手に、依頼したいことを明確に伝えることが大切です。

When would be a good time to call back?
「いつ頃お電話をかけ直せばよろしいですか？」

Could you please have [contact person's name] call me back at [your phone number]?
「［担当者名］さんに［あなたの電話番号］まで折り返し電話をいただけますか？」

Could you please inform [contact person's name] that I called?
「［担当者名］さんに私から電話があったことをお伝えいただけますか？」

Is there anyone else I can speak to regarding this matter?
「この件についてほかに話せる方はいらっしゃいますか？」

かけた電話を切るとき

受けた電話を切るときと同様に、電話を切る際には感謝の言葉を添えます。それにより、相手に良い印象を与えることができるでしょう。

Thank you for your time. Goodbye.
「お時間をいただきありがとうございました。さようなら」

I appreciate your help. Have a great day!
「助けていただきありがとうございます。良い一日を！」

シーン別・英語で電話対応するときのフレーズ

ここまで、英語での電話対応の基本のフレーズを紹介してきました。しかし、電話対応は、必ずしもスムーズに進むとは限りません。
ここでは、音声が聞き取りにくい場合や、電話が切れてしまった場合など、特定シーンにおける英語のフレーズを紹介します。

電話の音が遠いとき

電話の音が遠くて相手の声が聞こえにくいときは、その状況を丁寧に伝えます。電話の相手に協力を求めることで、円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。

I'm sorry, the line is not very clear. Could you please speak a bit louder?
「すみません、音声があまりクリアではありません。もう少し大きな声で話していただけますか？」

I can't hear you well. Could you please repeat that?
「よく聞こえません。もう一度繰り返していただけますか？」

電話が途中で切れてしまったとき

電話が途中で切れてしまったときは、相手にその状況を説明します。再度会話を続けるために、丁寧な表現でお願いすることが大切です。

It seems we got disconnected. I'm sorry about that.
「回線が切れてしまったようです。申し訳ありません。」

I apologize, the call was dropped. Could you please continue?
「申し訳ありません、電話が切れてしまいました。続きをお願いできますか？」

電話を折り返すとき

相手が不在だった場合や、後程連絡をとりたい場合は、折り返し電話をする旨を伝えます。適切な対応をすることで、相手に対しての配慮も示すことが可能です。

I will call you back in a moment.
「少し後で折り返し電話をいたします。」

Can I return your call later today?
「今日中に折り返しの電話をしてもよろしいですか？」

留守番電話を残すとき

相手が電話に出られないときは、留守番電話にメッセージを残しましょう。電話の用件を簡潔に伝え、折り返しの連絡を依頼します。

Hello, this is [your name] from [company name]. Please call me back at [your phone number]. Thank you.
「こんにちは、［会社名］の［あなたの名前］です。［あなたの電話番号］まで折り返し電話をお願いします。ありがとうございます。」

Hi, this is [your name]. I'm calling about [specific topic]. Please return my call at your earliest convenience.
「こんにちは、［あなたの名前］です。［特定のトピック］についてお電話しました。ご都合の良いときに折り返しお電話ください。」

定番フレーズを繰り返し練習して英語での電話対応の不安をなくそう

英語での電話対応は難しく感じるかもしれませんが、定番のフレーズを覚えて練習することで、次第に自信を持って対応できるようになります。練習を積み重ねることで自然と英語の電話対応スキルが向上しますので、この記事で紹介したフレーズを使って英語の電話対応に対する不安を減らしましょう。

オリコンでは、日本最大級の規模で調査を行い、「英会話スクール オリコン顧客満足度ランキング」を発表しています。スタッフやカリキュラム・教材、学習効果など、さまざまな視点のランキングを確認できますので、英会話スクール選びの参考にしてください。

英会話スクール オリコン顧客満足度ランキング