ビジネスに役立つ【英語知識】 納期遵守を促すメールの文例

年末年始などの長期休暇に入る前には、納期遵守を促すメールをしておこう! [拡大する]

年末年始などの長期休暇に入る前には、納期遵守を促すメールをしておこう!

 12月から年明けまでは、海外とのやりとりがスローダウンすることが多い。日本の働き方とは異なる部分があるため、仕事納めまでに片付ける予定だったプロジェクトも、思うように進まないケースがでてくる。

 この場合は、納期遵守を促すメールを残しておく必要がある。相手がとるべきアクションも、次の例文のように盛り込みたい。

<例文>
As you know, we are aiming to complete the ○○ project by December 19th. I would like to understand what action items are left on your end, and, when we can expect for them to be completed.

<訳>
ご存知の通り、12月19日までに○○プロジェクトを完了させることを目標にしています。現在、あなたのアクションアイテムとして残っているものと、それをあなたが完了するタイミングを把握しておきたいと思います。

<ポイント>
・「As you know, 〜(ご存知の通り)」という前置きは、状況に応じて「As we discussed(以前の話し合いの通り)」や「As per our phone conversation last week(先週の電話会議で話した通り)」などを使ってもOK。

・“対応すべきこと”を強調したい場合は、「action items(アクションアイテム)」や「what needs to be done(しなければならない)」といった表現を使うのがオススメだ。

 万が一、納期を守れなかった場合は、次のプロジェクト開始が遅れる旨を伝えるのもアリだ。

<例文>
We need to complete the ○○ project by December 19th so that we will be able to move forward with the next project when the New Year starts. Since we cannot have anything left over from this year on the ○○ project, I would like to clarify what needs to be done by when on your side.

<訳>
年始には次のプロジェクトに取り組めるよう、12月19日までに○○プロジェクトを終えなければなりません。○○プロジェクトのやり残しは来年に持ち越せないので、あなたの方で、いつまでに何をしなければならないかを把握させてください。

<ポイント>
・次の仕事に支障がでる旨を伝えることで、納期の重要性を再確認してもらえる。

・「left over(残り物)」は「(料理の)食べ残し」という意味でも使われる。

 少なくとも、先方とのやりとりは前倒しで進めておきたいもの。納期などの重要なメールは、お互いの上司をCCに入れることも忘れてはならない。

(記事/柏野裕美)

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