必ず役立つ「英文知識」(1) 英文メールとレターの違いは何?

【図1】「英文メール」と「ビジネスレター」の違いを構成項目で比較 (C)oricon ME inc. [拡大する]

【図1】「英文メール」と「ビジネスレター」の違いを構成項目で比較 (C)oricon ME inc.

 昨今では、仕事上で英文メールを書く機会も増えており、それなりに慣れている人もいるだろう。それでも、英文でビジネスレターを書くとなったら、悩んでしまう人も意外に多いのではないだろうか。日本語で書く場合と同じように、伝える内容は同じでも英文のメールとビジネスレターでは表現が変わるし、フォーマットも異なるのだ。

 そこで今回は、英文メールとビジネスレターの違いを紹介する。英文が苦手という人にもわかりやすく解説していきたい。まずは、英文レターにあって、メールにはない項目について触れていく。

■構成項目は概ね「9つ」

 まずは【図1】を見てほしい。構成項目を比較すると、メールの手軽さがよくわかるだろう。ビジネスレターはメールより項目が多い。

 項目は概ね9つにわけられる。「Letterhead(レターヘッド)」に始まり、「Date(日付)」、「Inside Address(書中宛名)」、「Attention(気付)」、「Salutation(〜様などの呼びかけ)」、「Subjecct(件名)」、「Body(本文)」、「Complimentary Close(結びの言葉)」、「Signature(署名)」と続く。書面の構成自体も【図1】の上から下へと並ぶのが一般的だ。

 では、2つを比較して「ビジネスレター」にしかないものを見てみよう。ビジネスレターでは、「レターヘッド」のついたテンプレートを使うことや「日付」、「書中宛名」「気付」が必要となる。

▼レターヘッドとは?

 便せんの上部に企業の住所や名前などが印刷されている社用便せんのこと。ビジネスレターを作成するときは、レターヘッドが入ったテンプレートを使うのが一般的。海外と取引のある会社であれば、英文のレターヘッドは用意されていることがほとんどだが、なければ入れた方がベターだろう。

▼日付を入れる

 アメリカのスタイルは月・日・年の順で書き、イギリスのスタイルは日・月・年の順番になる。いずれも、日にちは数字、月は英文、年は西暦を書き、日にちの後に、-th、-st、-ndなどは入れない。メールの場合、日付は送信日時として自動で記録されるので基本不要。

▼書中宛名

 書中宛名は日付の1〜2行下に入れる。住所は国によって書き方が違うことがあるので、先方の名刺、ウェブサイト、レターヘッドに記載されている通りに書くのが無難。順番は以下の通りとなる。

・敬称(Mr./Mrs./Ms./Miss)+フルネーム
・肩書き
・社名
・住所

▼気付

 意味としては、連絡先として使用する宛先のこと。会社宛に送るが、特定の人物に対しての手紙である時に使う。

 上記で挙げたものが、メールにはなく、ビジネスレターでのみ必要な内容だ。次回は、メールとビジネスレターで同じ内容を伝える際に、どういう点が異なるのかを実際の事例をベースに紹介する。

(記事/柏野裕美)

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