必ず役立つ「英文メール」の書き方(1) 用例付きで解説

【用例1】英文メールとチェックポイント 宛名について解説 (C)oricon ME inc. [拡大する]

【用例1】英文メールとチェックポイント 宛名について解説 (C)oricon ME inc.

 昨今のグローバル化に伴い、仕事で英語を使う機会が増え、苦労している人もいるでしょう。特に、仕事上で英語が頻繁に使われるのがメール。こちらの内容を伝えるだけなので、「話すよりは楽」と思う人もいるでしょうが、侮ってはいけません。メールのトーンやマナーで、相手との関係が大きく変わってしまうこともあるのだ。そこで、ここでは実際の用例を紹介しながら、相手に適したメールの英語表現を解説する。今回は「宛名」について。

 メールのトーン&マナーは、相手との関係で表現が変わるもの。目上の人やあまり頻繁にやり取りしない相手に対しては、なるべくフォーマルに堅めな書き方を選ぶほうが無難でしょう。一方で、日頃からやり取りが多い相手であれば、少しカジュアルさがあっても問題ないといえる。また、クライアントがカジュアルなトーンでメールをしてきたからといって、カジュアルに返せばいいとも限りません。相手との立ち位置を考えながら書くことが重要となる。

 今回掲載されている【用例1】は、PRコンサルタントのHiromiさんがクライアントのMichael FreemanさんにABC誌に掲載する広告記事の原稿チェックをお願いする内容。和訳とともに、抑えるべき「宛名」のポイントを解説する。

【メールの和訳】
_________________
件名:ABC誌のゲラについて

Freeman様

ABC誌から広告記事のゲラが送られてきましたので添付いたします。契約どおり3月に4ページにわたって掲載される予定です。

私のほうで添付のゲラに加筆・修正を記入しています。今のところ、文字数が大幅に変わる修正ではないので、出版社も了承してくれると思います。更なる編集をご希望の場合も、文字数に影響がでないようご考慮いただきたく存じます。

こちらからの修正のファイナルバージョンを2月10日の終業までに出版社へ送らねばなりません。2月9日までにフィードバックをいただければ幸いです。

よろしくお願いします。
Hiromi
_________________

 用例1では、「〜様」「〜さん」と宛名を書く呼びかけ部分について。宛名は、フォーマルにすると「Dear Mr. Freeman,」となり、少しカジュアルになると「Dear Michael,」となる。

■呼びかけで使うのはラストネームとファーストネーム?

 フォーマルに書く場合は、Dear Mr. Freemanというように「敬称+ラストネーム」を使うのがベター。ただ、ファーストネームで呼び合う間柄であれば、「ファーストネーム」を使うのが一般的だ。

 書き出しの「Dear」は、クライアントや社内でも自分と距離のある上層部に対して使うのが望ましい。逆に、社内の比較的近い立ち位置であれば「Hi」「Hello」などが使われることが多い。また、ファーストネームのみで「Michael,」などとすることもある。

 用例のHiromiさんからMichael Freemanさんにメールを送るシチュエーションでは、以下の1から3の順番にカジュアルさが増していきます。また、宛名の名前を書かずに複数名に送る場合の呼びかけとして、4は社内外にかかわらずビジネスライクな場合、5は職場内でのメールによく使われるので、覚えておくといいでしょう。

■宛名が一人の場合:
【1】Dear Mr. Freeman,

【2】Dear Michael,

【3】Hello Michael,/Hi Michael,/Michael,

■宛名を書かずに複数名に送る場合:
【4】Dear all,/Dear stakeholders,/Gentlemen,/Ladies and Gentlemen,

【5】Hello,/Hello team,/Hello everyone,/Hi,/Hey guys,

 呼びかけについては、決められたルールがあるわけではないので、クライアントであっても「Hello」を使うこともある。もちろん、相手もメールの内容やテンション、トーンによって変えてきたりもします。日頃から、誰がどういう内容でメールを送る時にどんな呼びかけをしているかをチェックすると、いざというときに役立つでしょう。

(記事/柏野裕美)

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