実践! ビジネス英会話ですぐに使える英語の「メール」例文集

 ビジネスパーソンにとって、いまや英語力は必須。一般企業でも、英語の会話力を求められるシーンは多いのではないでしょうか。なかでも、ビジネス英文メールは、今後に向けて需要が高まるスキルの1つです。
 そこで、実際に書き始める前に、まずは英語でEメールを書く場合に必要な最低限のルールなど、ビジネスシーンでの英語メールの基本をマスター。実践編として、商談や依頼、交渉、クレーム、営業活動などなど…、ビジネスのメールでやり取りする際に参考になる英語例文、英語表現を紹介します。
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英語のビジネスメールの書き出しって? 挨拶は? 定型をマスター!

 まずは、英文ビジネスメールの定型フォーマットを覚え、書き出しなど基本形式を抑えましょう。急ぎの場合など、挨拶や結びがなく用件のみ簡潔に書くこともありますので、相手との関係によって使い分けていくことがポイントです。
≪定型フォーマット≫
件名・・・用件がすぐに判断できる様な簡潔な件名を!
受取人名・・・会社住所も記入。(※Dear Mr.(Ms)〜:日本語の「拝啓、拝呈、啓上」)
前文・・・簡単な挨拶を記入。
本文・・・書き出しは「メールの目的」から。
末文・・・補足事項があれば記入し、お礼を書いて結語で締める。
差出人名・・・署名、会社住所も記入。
(1)件名(subject)…簡潔かつ具体的に!
ジャンクメールと間違われないために、「具体的」かつ「簡潔」な件名にしましょう。
【例文】“Meeting About New Internet Service Provider 2/8/2014”

(2)敬辞(salutation)…敬称プラス相手の名字
ビジネス英文メールでは、親しい間柄でない限り、敬称(Mr. Mrs. Ms. Dr.など)に続けて“Dear Mr.Alan,”など、相手の名前(first name)を書くことはしないので注意しましょう。
【例文】“Dear Mr. Smith,” “Mr. Smith,”
※もし担当者の名前と性別がわからない場合は“Dear Sir or Madam,”にします。

(3)挨拶(greeting)…簡単な挨拶やお礼を。初めて出す相手ならここで自己紹介
【例文】“Thank you for your email.”
「メールをいただきありがとうございました」
【例文】“I hope this email will find you well.”
「お元気でお過ごしのことと思います」

(4)本文(main)…書き出しは、まず初めにメールの目的を端的に伝える!
【例文】“I am writing about 〜”
「〜について書いています」
【例文】“I am writing with regard to 〜”
「〜に関して書いています」

(5)結び(closing)…英文メールの礼儀的慣習で日本の「敬具」「草々」のようなもの
【例文】 “Best regards,” “Best wishes,” “Best,” “Yours sincerely,”

(6)名前/署名(signature/signature block)
最後に、差出人の名前や社名、住所、電話番号などを挿入します。
≪一例≫

氏名

Ken Nakata

役職、所属部署

Manager, Sales Department

会社名

XXX Co., Ltd.

会社の所在地

9-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032 Japan

Eメールアドレス

ken_nakata@xxx.com

電話番号

-+81-3-0000-0000

FAX番号

+81-3-0000-0000

見積もりからクレーム処理まで!英語(or英文)の ビジネスメール実践編

 ビジネスシーンにおいて、取引先に見積もり出してもらったり、会議や打ち合わせのメールを送ることは日常茶飯事。ここでは「実践編」として、商談や依頼、交渉、クレーム、営業活動などなど…、ビジネスのメールでやり取りする際に参考になる英語例文、英語表現を紹介します。
【例文1:初めての取引先に見積もり依頼】

Subject: Request for a quotation ’’Z-123-yyy’’

Dear Sir or Madam,

This is my first time to send e-mail to you.
My name is Ken Nakata, working for XXX Co., Ltd. in Japan, and responsible for the purchasing.
I am writing to request an estimate because we are interested in your product, Z-123-yyy.
Please let me know the lowest export price and minimum order.
I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
Ken Nakata

件名:Z-123-yyyの見積もり依頼の件

ご担当者様

初めてメールいたします。
私は日本のXXX社で購買を担当している中田健と申します。貴社の商品Z-123-yyyに興味がございますので、お見積りを送付いただきますようお願いいたします。
輸出の最低価格と最小注文数を教えてください。

ご回答お待ちしております。

よろしくお願いします。

中田健



【例文2:商品遅延のクレーム】

Subject: Our order No.123

Dear Ms. Smith,

We are writing to complain about our order No.123.
As of today, we have not received them, which was due to arrive on May 10.
If the shipment does not arrive by May 25, we will have to cancel our order.
Please let us know the shipping status and the expected delivery date immediately?

Thank you and best regards,

件名:注文書番号123の件

スミス様

注文書番号123についての苦情を申し上げたく、ご連絡いたしております。
本日現在、5月10日に到着予定だった商品をまだ受領しておりません。
当社といたしましては、5月25日までに商品が届かない場合、注文をキャンセルせざるをえません。至急、出荷状況と納品予定日をお知らせください。

よろしくお願いします。



【例文3:会議日程のお知らせ】

Subject: Meeting on Thurs, March 6.

Dear Mr. Smith,

I am writing to inform you about the next meeting.
The meeting has been scheduled for Tuesday, March 11, 2014, beginning at 10 a.m. in Conference Room E of our company.
The main agenda for discussion is about the ABC project.
Please let me know if you can make it.

Best wishes,

件名:3月6日木曜日の会議の件

スミス様

次回の会議についてのご連絡です。

会議は2014年3月11日火曜日、午前10時から当社会議室Eにて予定しております。

主な議題はABCプロジェクトです。
ご都合はいかがでしょうか。
ご返信お待ちしております。

敬具



≪ビジネス英語「メール」の注意点≫

1.省略形(I’m など)を使わない
 口語と違い、文語ではあまり省略形を用いることがありません。使ってしまうと、(相手側は)敬意が払われていないように感じることもあります。書き手にまったく他意はないのに、相手への心象を悪くしてしまうことにも繋がりかねないので、注意しましょう。

2.とにかく“だらだら”書かない
 言いたいこと(メールの目的)を先に書いて、理由付けなどは後。簡潔な文章にまとめるためには、書く前に伝えたい要点を箇条書きにして、それぞれを段落ごとに区切って英文にすることをオススメします。挨拶も必要最小限にとどめる傾向にあり、社内メールでは「お疲れ様です」、「よろしくお願いいたします」的な儀礼的表現も省かれることがあります。

3.ネガティブな表現を回避
 ビジネス英語では、「can’t」や「don’t」の多用は回避。基本的にネガティブな表現にならないように言い換えを試みましょう。また「I am sorry」も使用を避け、可能なものは「Thanks for〜」で言い換えを。

【文・取材/寺本亜紀】
ライター、映像翻訳者(映画やドラマ、ドキュメンタリーの字幕翻訳・吹替翻訳)。英文科卒業。小学校英語指導者資格取得。アメリカ、カナダ、オーストラリアで親子留学を経験。

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