ビジネスに役立つ【英語知識】 メールで商談の約束をする場合

海外企業との商談を約束をするためのメール表現を紹介 [拡大する]

海外企業との商談を約束をするためのメール表現を紹介

 昨今、海外進出を視野に入れた取り組みを考える日本企業が、会社の規模に関わらず増えている。また、日本の技術を求める海外企業も多い。こうした背景において日本企業がチャンスを掴む場所のひとつに、国際展示会がある。

 参加する日本企業の担当者は、海外企業との接点をどう確保するかを考える。事前のアポのアレンジメントは大切なステップのひとつだ。そこで今回は、初めてコンタクトする時に使える英文メールの表現を紹介する。自社サービスの紹介文は例文2と3の間あたりに入れることが望ましい。

<例文1>
I'm reaching out to you because I heard that your company would be visiting the exhibition at Tokyo Big Sight in July.
(7月に東京ビッグサイトで開催される展示会に御社が来られると聞き、連絡させていただきました)

<解説>
 冒頭では何をきっかけにして、連絡を入れているかを書くのがマナー。「I'm reaching out to you because〜(〜という理由で連絡をしています)」という表現は非常によく使われる。簡略して、「I'm reaching out because〜」とすることもある。ちなみに 「reach out to〜」は、意思疎通を求めるというニュアンスをもつ。

<例文2>
We are looking for distributers in your country that are handling products and technologies similar to ours.
(あなたの国で、私どもと似たような技術や製品を扱われる販売代理店を探しております)

<解説>
 きっかけの次は、連絡した目的を述べる。相手の国で代理店(distributer)や工場(manufacture)、顧客(customer)、共同開発パートナー(collaboration partner/co-development partner)を探すなど、事情はさまざま。「We are looking for〜 in your country/regions. (あなたの国・地域で〜を探しています)」といった表現が使われることが多い。

<例文3>
We would like an opportunity to show you our products and technologies, and also, we would like to know more about your business and your market.
(私どもの商品と技術をお見せできる機会を持てればと思っております。同時に、御社の事業と市場についてもご教示いただきたいです)

<解説>
 目的のために何をしたいかを提案し、相手の事業と市場についても説明を受けたいと伝える。「We would like an opportunity to show you our products and technologies.(私どもの商品と技術をお見せしてご紹介をさせてください/お見せする機会を頂きたい)」の、「We would like〜to」のあとは次のように言い換えてもいい。

・「introduce our technology to you」(私どもの技術を紹介する)
・「demonstrate how our product and technology works」(私どもの商品と技術がどのように働くか実演する)

 なお、相手の事業について説明を求める場合は「know」のほか「learn」を使うこともある。

<例文4>
Would you be available for a meeting with us during the exhibition? We can be flexible with our schedule.
(展示会の期間中、都合がよろしければミーティングをお願いできますか。日時に関してはフレキシブルに対応させて頂きます)

<解説>
 アポの取り付けは、ほかにも「We can be flexible with our schedule(日時に関してはフレキシブルに対応させて頂きます)」といった文も追加してもOK。お願いする立場であればあるほど、相手の都合に合わせる姿勢を見せたい。

<例文5>
I look forward to hearing from you soon. Thank you and best regards,Taro Tanaka
(お返事をお待ち申し上げます。ありがとうございました。田中太郎)

<解説>
 メールの終わりには、相手に何をして欲しいかを述べることが大事。そして最後は「ありがとう」で締めよう。

 積極的に英語で売り込みのメールを送るのは、限られた人の仕事かもしれない。だが、英語でのコミュニケーションが求められるシーンは確実に増えている。国際化が進む昨今、営業のアポ取りといったセールスサポートでも英語を使うシーンは増えるだろう。そういったことに備えて、面識のない相手にはじめてコンタクトを取る時のメールの雛形を考えておくのも、英語での対応力を向上するひとつの方法といえる。

(記事/柏野裕美)

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