ビジネスに役立つ【英語知識】 メールで修正確認の依頼をする場合

修正確認を依頼する際の英語表現とは? 注意事項と併せて紹介する [拡大する]

修正確認を依頼する際の英語表現とは? 注意事項と併せて紹介する

 ビジネスシーンにおいて、書類作成はルーチンワークのひとつだ。書類が完成するまで、複数の人たちに確認をお願いするケースもよくある。特に、雑誌や新聞、広告などの職業であれば、原稿の確認作業が必ず発生するはずだ。そこで今回は確認時の注意事項と併せて、そのようなシーンで役立つ英語表現を紹介していきたい。

■文字数制限を設ける

 雑誌や新聞に記事広告を載せる場合は、通常は文字数に制限がある。また、スペースがあるからといって、やたらと文字数を増やすと冗長になってしまいがちだ。内容確認を依頼する際には、相手に対して“文字数を気にかける必要がある”と伝えておくとよい。

<例文>
・Please keep in mind that we do need to maintain the word count for any edits you may want to implement.
(修正を反映するにも、文字数を維持しなければならないことは念頭においていただければと思います)

・My edits are noted on the draft attached. So far, the changes do not drastically alter the word count, so I believe that the publisher would accept them.
(私の修正は添付の原稿に記載しています。修正で文字数が大きく変わったわけではないので、出版社は受け入れてくれると思います)

 余談だが、他人に作業を依頼するときは、設定とニーズを細かく説明し、無駄な労力をかけさせないことがビジネスマナーといえる。

■提出までのプロセスを共有する

 依頼された立場からすると、修正がどのように反映されたのかを最終段階で確認をしたいもの。関係者に内容確認や修正を依頼する際は、最後に改めて確認するチャンスがあることをきちんと伝えよう。

<例文>
・I will go through your comments and feedback, and get back to you with the final draft before submitting it to the publisher.
(皆さまからのコメントやフィードバックを拝見し、出版社に提出する前に最終版の原稿をお送りします)

・I will share the final draft with you before sending it back to the publisher.
(出版社に返送する前に、皆さまに最終版の原稿を共有します)

 今回は、修正確認の協力を依頼するときの言い回しを紹介した。上記で紹介したフレーズは、「Please find the attached.(添付をご確認ください)」といった決まり文句と併せてマスターしておきたい。

(記事/柏野裕美)

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