ビジネスに役立つ【英語知識】 メールで書類確認の依頼をする場合

ビジネスパーソン必見! 書類確認を依頼するときの英語表現を紹介 [拡大する]

ビジネスパーソン必見! 書類確認を依頼するときの英語表現を紹介

 ビジネスシーンにおいて、クライアントに提出する提案書や社内報告書など、書類作成はルーチンワークのひとつ。書類が完成するまでに、複数の人たちが関わることはよくある。そこで今回は、そのようなシーンでよく使われる英語フレーズをいくつか紹介したい。

■確認してもらう場合

<例文>
 「Please find the attached file. This is the draft of the paid article to be featured in ABC Magazine in July. If you have any suggestions for changes, please let me know by May 19th.」
添付(の書類)をご確認ください。これはABCマガジンに7月掲載予定の広告記事の原稿です。もし修正の提案があれば、5月19日までにお知らせ下さい。

 「Please go through the document attached and make changes if necessary. I appreciate it if you could send it back to me by 19th of May.」
添付の書類をご確認いただき、必要に応じて修正をお願いいたします。5月19日までにご返信いただけると助かります。

 「I am attaching a document. Please verify content and let me know your feedback by May 19th.」
書類を添付しております。内容をご確認いただき、5月19日までにフィードバックをお願いいたします。

<ポイント>
 添付文書を確認してもらう際は、相手に何をしてほしいかを期日と合わせて依頼することが大切。また、上記の例文の「If you have any suggestions for changes」は「If you have any suggested revisions」に、「make changes」は、「revise」もしくは「create revisions」に置き換えられる。

■再確認してもらう場合

 関係者からのフィードバックや修正の指示が届いたら、文章を調整し、全体のバランスを整える作業をして、あらためて修正版を確認してもらう流れを踏む必要がある。ここでは、「revision」や「revised」を使った表現を紹介したい。

 ちなみに、再確認をお願いする表現は、DMM英会話の『英語のプロ300人に聞いた 日本人のための 絶妙な言い回しフレーズブック』(明日香出版社)にも掲載されている。いくつか抜粋して紹介しよう。

<例文>
 「Please find the revised document attached.」
添付の修正版書類をご確認ください。

 「I made some revisions. Would you be able to check them?」
いくつか修正しました。ご確認いただけますか?

<ポイント>
 オリジナルから修正が入った段階の書類は、「the document」ではなく「the revised document(修正した書類)」とする。ここでは、修正版を確認してもらうフレーズとして例文を挙げているが、内容確認を頼まれる側の立場としても使える。

 こうした本のフレーズはそのまま使うのではなく、“どう応用できるか”を自分なりに考えていくことが、英語上達のカギとなる。スムーズに書類の確認してもらうためにも、今回紹介した表現は覚えておきたい。

(記事/柏野裕美)

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