電話のかけ方・受け方をマスター! オフィスでの英語の「電話対応」

  • 電話のかけ方・受け方をマスター! オフィスでの英語の「電話対応」

 オフィスで電話を取ったら、相手が外国人だった! 英語が出てこず、慌てた経験はありませんか? 苦手意識を持っていても、ビジネスで避けては通れないのが「電話対応」です。
 ここでは電話対応の基本といえる定番フレーズをピックアップ。かかってきた場合の受け方から、先方の名前を確認しておくといった取り次ぎの会話、また、こちらから電話をかけた場合のコツなどを、英語の例文と併せて対訳付きでご紹介していきます。電話応対は非常に緊張してしまうものですが、必要な英語力は決して難易度の高いものではありません。何度も繰り返し練習を重ね、身につけましょう。
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英語での電話話対応に焦らないで! 基本の定型文を抑えよう

 オフィスで取ってしまった、突然の英語の電話に焦る…けど、できる限り素早く対応したい! 最低限の受け答えはビジネスマナーとして抑えておきたいものですよね。そこで、まずは電話対応の基本ともいえる「電話の受け方」をご紹介。ビジネスでよく使われる電話での英会話文をみていきましょう。
(※会社名やShe、Heなど適宜使い分けてください)
【電話を受ける】

Hello.This is X company. May I help you?

こちらはX社でございます。ご用件を承ります

This is the sales department. Who(m) would you like to speak to?

営業部でございます。どなたにおつなぎしましょうか?

【名前を聞く】

May I have your name, please?

どちらさまですか

Can I have your company name, please?

御社名もいただけますか

【保留して取り次ぐ】

Just a moment, please.

少々お待ちいただけますか

I’ll put you through.

おつなぎいたします

Let me transfer you to Human Resources.

人事部におつなぎいたします

I’ll transfer you to the person in charge.

担当者に代わります

【聞き取りづらい場合】

Could you speak a little louder, please?

もう少し大きな声でお話いただけますか?

Could you speak more slowly, please?

もっとゆっくりお話いただけますか?

【電話を取り次ぐ社員が不在の場合】

I’m sorry, but she is away from her desk right now.

申し訳ありません。○○は只今、席をはずしております

I’m sorry. She is on another line.

申し訳ありません。○○は只今、他の電話に出ております

Would you like to leave a message?

ご伝言を承りましょうか

Can I ask him to call you back when he is free?

○○の手が空き次第、折り返しお電話するよう申し伝えましょうか

I’m afraid he is on a business trip.

申し訳ありません。○○は出張中です

I’m sorry, but the person in charge of the matter is not in the office at the moment.

申し訳ありません。担当者は只今外出しております

【+α 電話をかける】

This is Ken Nakata from XXX company.

XXX社の中田健と申します

Hello, this is Nakata from XXX company.

もしもし、XXX社の中田です

【+α 取り次ぎを頼む】

May I speak to Mr. Smith, please?

スミスさんお願いします

Hello. I’d like to speak to Mr. Smith.

こんにちは。スミスさんをお願いします

May I speak to Mr. Smith at extension 255?

内線番号255のスミスさんをお願いします

May I have extension 123, please?

内線の123をお願いします

Could you put me through to the sales department?

この電話を営業部に回していただけますか

I’d like to speak to someone in charge of marketing.

マーケティング担当の方をお願いします

Could I speak with the customer center officials, please?

カスタマーセンターの担当者をお願いします

実践!英語での電話対応の受け方・かけ方を例文で学ぶ

 電話がかかってきた場合の基本的なフレーズを覚えたら、続いて知っておきたいのが実践的な電話対応として電話のかけ方。取引先から電話を受けるシチュエーションで始まる以下の実践例文をみながら、受ける場合とかけた場合を自身におきかえ、活用していきましょう。

【実践例文 1】
XXX社の中田健がY社のスミス氏に電話するが、スミス氏は会議中。会議後に中田健に電話いただくよう西さんに伝言する。

西

Hello. Y Corporation. This is Yuko Nishi. How can I help you?

こんにちは、Y社、西優子と申します。ご用件を承ります。

中田

My name is Ken Nakata from XXX company. I’d like to speak to Alan Smith, Please.

私は、XXX社の中田健と申します。アラン・スミスさんをお願いします。

西

Mr. Smith is currently in a meeting with a client. Would you like to leave a message?

スミスは只今、お客様と打ち合わせ中でございます。ご伝言を承りましょうか?

中田

Yes. Would you please tell him to call me back after the meeting?

はい。では、会議終了後に折り返しお電話をいただくようお伝えいただけますか。

西

Certainly. Could you please spell your name for me?

かしこまりました。中田健様のお名前のスペルを教えていただけますか?

中田

Ken Nakata is k-e-n space n-a-k-a-t-a.

中田健は、k-e-n スペース n-a-k-a-t-aです。

西

May I have your phone number?

電話番号を教えていただけますか?

中田

My phone number is 03-0000-0000.

電話番号は、03-0000-0000です。

西

Let me repeat your number, 03-0000-0000.

復唱させていただきます。03-0000-0000ですね?

中田

Correct.

はい。

西

I’ll ask him to call you back.
Thank you for calling, Mr. Nakata.

折り返し電話するようスミスに伝えます。
中田様お電話ありがとうございました。


【実践例文 2】
 XXX社の中田健がY社の電話案内係に内線123のスミス氏への取り次ぎを頼む。スミス氏の秘書が電話にでて、スミス氏の外出を告げる。中田健はメールをスミス氏に送るので確認していただくよう秘書に伝言する。

中田

This is Ken Nakata calling from XXX company. May I speak to Mr. Smith at extension #123 ?

XXX社の中田と申します。内線123のスミスさんをお願いします。

案内

Hold the line, please.

そのままお待ちくださいませ。

秘書

I’m afraid he is not in the office now.

申し訳ありません。スミスは只今外出しております。

中田

Well, could you tell that I sent him an e-mail and ask him to check it?

それでは、メールをお送りしたので、ご覧いただくようにお伝えください。

秘書

I’ll be sure to tell him. Thanks for calling.

確かにお伝えいたします。お電話ありがとうございました。


≪抑えておきたい5つの鉄板フレーズ≫
(1)How can I help you?/ご用件を承ります。
相手の要件を、礼儀正しくたずねるフレーズです。

(2)Would you please tell him to call me back〜?/折り返しお電話をいただくようお伝えいただけますか。
受電のケースでは頻繁に出てくるフレーズ! 鉄板として覚えておきましょう。

(3)Let me repeat your number/お電話番号を復唱させていただきます。
電話番号、要件、名前のスペルの確認など、電話対応に欠かせない表現です。

(4)Hold the line, please./そのままお待ちくださいませ。
「 電話を切らずにそのまま待っていてください」の意。ちなみに、電話を取り次いで欲しくない場合は「Please hold all calls.」

(5)I’m afraid〜/申し訳ありません。
すぐに「I’m sorry」を使ってしまいがちですが、こちらの方がビジネスライク。「あいにく(残念ながら)〜です」という表現になります。

【文・取材/寺本亜紀】
ライター、映像翻訳者(映画やドラマ、ドキュメンタリーの字幕翻訳・吹替翻訳)。英文科卒業。小学校英語指導者資格取得。アメリカ、カナダ、オーストラリアで親子留学を経験。