ビジネスに役立つ【英語知識】 年末年始前の進捗確認メールのコツ

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連休前の進捗確認メールは、英語でどのように書くのか?

 カナダやアメリカでは、10月〜11月の「Thanksgiving Day(感謝祭)」を過ぎると、12月の「Holiday Season(ホリデーシーズン)」や「Festive Season(お祝いシーズン)」と、連休に入る。

 この期間は、仕事がスローダウンしたり、長期休暇をとる人もいて、時間がゆっくり流れているように感じる。一方、日本では、仕事納めに向けて多忙な時期だ。これは海外と日本の働き方の違いのひとつだろう。

 こういった違いがあるため、海外とのプロジェクトは、連休前に片付けておきたいもの。遅くても12月中旬、またはクリスマスを翌週に控えた金曜日をデッドラインとするといい。

 その際は、次の例文のようにプロジェクトのスケジュール確認をしよう。デッドラインは、メールの冒頭など目につきやすい箇所に書くことが望ましい。

<例文>
We have to finish ○○ project by 13th December. Since we are in the Holiday Season, some of your team members may have plans with their families and start the holidays early. Therefore, I would like to clarify the status of the ○○ project.

<訳>
12月13日までに○○プロジェクトを完了させなければなりません。休暇シーズンに入っているので、恐らくあなたのチームでも家族と過ごすために、早めの休暇をとる人がいるでしょう。そのため、○○プロジェクトの進捗状況を確認しておきたいと思います。

<ポイント>
・「家族との予定を考えているかもしれない」といった、プライベートを優先しているかのような会話は、日本ではあまり見られない。だが、異なる価値観をもつ人と仕事をする時には、相手のプライベートを尊重する姿勢も大切だ。

・スケジュールを確認したり、物事をはっきりさせる場合には「clarify(明確にする)」を使った「clarify the status of〜(〜の進捗状況を確かめる)」というフレーズが便利。この機会に覚えておこう。

 日本にも、ゴールデンウィークやお盆休みといった連休がある。一緒に仕事をする相手とは、休暇に向けた調整を上手くとれるようにしたい。

(記事/柏野裕美)

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