ビジネスに役立つ「英語知識」 心遣いのあるメール文の書き方!

相手の顔が見れない分、メールの文面はより気をつけたい [拡大する]

相手の顔が見れない分、メールの文面はより気をつけたい

 週末や休みの日ではあっても、仕事上で連絡だけは入れておきたい要件はあるだろう。休日前に伝えておくことで、作業が軽減されることもあるので、プライベートな時間にメールを送ることの良し悪しはバランスを考えて、丁度いいコミュニケーションスタイルをつかみたいものだ。そこで今回は、心遣いのあるメール文をいくつか紹介していく。

 メール送信後に、相手がどうハンドルするかは完全にお任せするという場合の書き出しには下記のようなものがある。

Just so you know, 〜
<訳>お伝えしておきますが、

I just want to let you know that 〜
<訳>〜をお伝えしておきたいと思います

I don’t want you to work on this over the weekend, but I have to inform you that 〜
<訳>週末に仕事をしてほしいわけではありませんが、〜をお伝えいたします。

 ほかにもさまざまな表現がある。 週末にお知らせをしなければならないシチュエーションをみていこう。

 よくあるケースとして、社内のメンバーに翌週休みを取る予定であることを伝えるとか、提出物の期限が翌週の月曜日に迫っているとか。多くの日本人は納期を守るのが当たり前に身についているが、インターナショナルな環境に身を置くと、必ずしも納期を守れる人ばかりではないということ。直前にメールなどで知らせてあげるのが親切だろう。

<例文>
Hello everyone,

I just want to remind you that you have to submit your expense reports by next Monday. If you do not meet this deadline, you will not receive expense reimbursements with your paychecks.

If you have not submitted your reports, please make sure to do it by Monday.

Have a great weekend!
Kanako

<訳>
皆様

 経費精算書の提出は来週の月曜日だということを忘れないようお伝えいたします。もし、期日に間に合わなかった場合は、今月の給料に精算金額は振り込まれません。
まだ提出していない人は、月曜日に必ず提出してください。

よい週末を!
Kanako

 例で挙げたように、あらかじめ週末に伝えることで、効率よく進みやすくなることもあるので、ぜひ参考にしてほしい。逆に、依頼された側は、こういった週末の仕事の依頼に対して、【依頼にしっかり返事する表現を紹介!」】(http://juken.oricon.co.jp/rank_english/news/2068597/)で挙げたような返事ができるようにしておくこともが大切だ。

(記事/柏野裕美)

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