ワンランク上の「英語表現」 印象変えるメールでの呼びかけ方とは?

メールで相手にいい印象を与えるためにも、ワンランク上の“呼びかけ方”を覚えておこう [拡大する]

メールで相手にいい印象を与えるためにも、ワンランク上の“呼びかけ方”を覚えておこう

 海外のクライアントや外国人の同僚などがいる人は、当然英語でのメールが多くなるはず。そんな時に気をつけたいのが、メールでの相手に対する呼びかけだ。

 例えば、Lilyさんにメールを送る時に、「Dear Lily,」「Hello Lily,」「Hi Lily,」「Lily,」といった呼びかけをする。DearやHelloはクライアントに対してだけではなく、同僚とのやり取りでも使うことを覚えておきたい。

■呼びかけのニュアンスの違い

「Dear Lily,」
 フォーマルで敬意を示す呼びかけ。クライアントや上の人にはなるべく「Dear」を使うよう意識したい。上下関係といった立場に関係なく、さほど親しくない相手にメールを書くときや、親しくても久しぶりに連絡するときなどは、この呼びかけを使いたい。

「Hello Lily,」
 フォーマルでもカジュアルでも使えるし、立場的に上下関係なく使える。「Dear」との違いは、かしこまった感じがない点。クライアントに対しても使える。

「Hi Lily,」
 カジュアルな呼びかけなので、同僚や友達に使う。頻繁にメールをやり取りする上司にも使える。対クライアントであったり、大事な取引先とのビジネスメールで使うことはあまりお薦めしない。

「Lily,」
 基本は社内の同僚や部下に対して使う。ただし、あるトピックについて何度もメールが行き交う中で、とりわけリリーさんに伝えたい時やアテンションが必要な場合は、たとえ上司や社外の人であっても使うこともあるし、失礼にはならない。

 このように、呼びかけにはそれぞれ違ったニュアンスがある。「Dear」はかしこまった表現ではあるが、かしこまったシチュエーションだけで使われるものではない。「Dear」を使うことにより、メールを送る相手に敬意を示していることが伝わるので、なるべく「Dear」を選びたい 。ただし、社外とやり取りをすることがない人などには、その敬意は伝わらず、逆に偉そうにされる可能性もある。

 ここで大切なのは、自分宛てのメールに「Dear」 が使われているかどうかに気をかけることではない。人には人のビジネスのやり方があり、優秀な人でもメールは若干いい加減であるとか、通用するコミュニケーションスタイルは人それぞれ。あくまでも自分の姿勢として、メールで行儀の良さを保つことにある。

 例えば、社外の人と先方でミーティングをする時に、念のため、ビジネスライクな服装をしておくと、外見からの印象が悪くなることは防げる。まさに「better than being sorry」(謝らないといけなくなるよりはいい)ということだ。後々影響するような記憶や記録に残りやすいことほど、気をつけて振る舞いたいもの。

 メールは記録に残るだけではない。送り手の姿勢やビジネススキルが見え隠れするものでもある。カジュアルなメールしか書けないとなると、それを受け取る人は「この人はどこまで信頼していい人なのだろう」と思ってしまう。

 最近は、LINEやfacebookなども社外とのビジネスコミュニケーションに活用されるので、その影響もあり、メールのやり取りもカジュアルになってしまう傾向があるのは否めない。だが、ビジネスはビジネスであり、確実な意思疎通をとるためには、コミュニケーションをとるアプリの特性に合わせるべきではないし、それに慣れてしまうべきでもない。

 メールもソーシャルメディアのチャットも電子的に記録に残ることには変わりない。どこでどうなるかわからないことを意識したコミュニケーションを心がけたい。

(記事/柏野裕美)

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