電話で使える英語表現(2) 「取り次ぎ」&「不在時の受け答え」

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電話で使える英語表現(2) 「取り次ぎ」&「不在時の受け答え」

 英語で急に電話がかかってきたら、誰しも慌ててしまうもの。それも会社で取った電話であれば、周囲に人もいるためなおさらだ。ここではそんな時に使える英語表現を紹介していく。

 前回は、「用件の聞き方」と「聞き直す」フレーズを解説したが、電話を受けると誰かにつないでほしいと言われることが多い。いわゆる取り次ぎだ。下記ではシチュエーションにあわせて使える英語表現を挙げていく。

【例文1】
I’m Jane Wong from XPC Company. I’d like to talk to Mr. Tanaka, please.

【例文2】
I’m Jane Wong from XPC Company. Would you put me through to Mr. Tanaka, please?

(例文1と2の訳)
XPCカンパニーのJane Wongと申します。田中さんにおつなぎいただけますか?

【聞き取れた場合】
Sure, I will connect you with Mr. Tanaka. Please hold on.
かしこまりました。田中におつなぎいたします。そのままお待ち下さい。

【同じ名前の人が複数いる場合】
We have three Tanakas at our office. Do you know his or her first name?
田中という者は3名おります。お話されたい者のファーストネームはご存知ですか?

※コールドコール(売り込みの電話)の可能性もあるので、田中さんが男性か女性かを電話口で教えてしまわないように気をつける必要がある。同時に、ファーストネームをこちらから教えないほうが良い。

【名前の人が存在しない場合】
I’m afraid we don’t have a person with that name in this company. Are you sure you have the correct name?
恐れ入りますが、弊社にはそのような名の者はおりません。お名前にお間違いはありませんでしょうか?

■聞き取りが不安な時はメッセージを受けない

 繋ごうとしたら、ほかの電話に出ていたり、席を外していたりすることがある。本来であれば、メッセージを預かるべきだが、英語の聞き取りに自信がない場合は、そうしないほうが得策だ。相手に「Yes」か「No」で答えてもらってスマートに電話を終えられる会話をしよう。

【ほかの電話に出ている場合】
He is on the other line right now. Would you like him to call you back when he is available?
ただいまほかの電話に出ております。終わりましたら折り返し電話をさせましょうか?

※「He is on the other line.」は「His line is busy at the moment.」でもよい。Would you 〜?と聞けば、相手は「Yes」か「No」で答えてくれる。「Yes」か「No」をしっかりと聞き取ってさえおけば、基本的な伝言はできる。

【席を外している場合】
I’m afraid he/she is not at his desk right now.
恐れいりますが、ただいま席を外しております。

I’m afraid he/she is out of the office today.
恐れ入りますが、本日は外出しております。

I’m afraid he/she is not in the office at the moment.
恐れ入りますが、ただいま社にはおりません。

He is in the meeting right now.
只今会議中です。

 この後に、「Would you like him/her to call you back?」と聞くといいだろう。おそらくは、何時頃戻ってくるかを聞かれるので、さらに次のような言い方ができる。

【戻る時間がわかっている場合】
He/She will be back by 4 pm.
午後4時までに戻る予定です。

【戻る時間がわからない場合】
I’m not sure what time he/she will be back. I will let him/her know of your call.
何時に戻るかわかりません。電話があったことはお伝えいたします。

【会議終了時間がある場合】
He/she will be in a meeting until 3 pm.
15時まで会議に出ております。

■「折り返し」を頼まれたら

 確実に電話番号を聞き取る必要があります。英数字は聞き取るのが難しいですが、それも最初のうちで、繰り返せば慣れてくるでしょう。

May I have your phone number, please?
電話番号を伺えますか?

 聞き終えたら、書き留めた電話番号を読み上げて、間違っていないかを確認してもらってから電話を切ろう。

Can you speak slower?
少しゆっくり話してもらえませんか?

I'm sorry, would you speak a little bit slower?
すみませんが、もうちょっとゆっくり話していただけますか?

 聞き返すことは決して恥ずかしいことではない。むしろ、聞き取れずに中途半端な伝言を残す方が問題となるもの。電話の聞き取りは、電話での受け答えに慣れる以外に上達の道はないでしょう。

(記事/柏野裕美)

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