すぐに使える【英文メール】の基本 送信前のチェックはマスト!

英文メールは送信前のチェックが重要! [拡大する]

英文メールは送信前のチェックが重要!

 仕事などで慣れない英語を使ってメールを送る際には、単語一つにも注意を払うことがベスト。スペルを間違えるだけで、未熟な印象を与えることもあるし、間違った単語を使ってしまうと、まぬけな英文になってしまうこともあるからだ。そこで、基本中の基本といえる送信前のチェックポイントを紹介したい。

■スペルチェックは絶対!
 スペルチェックは英文を書くときの基本中の基本。スマートなメールもミススペルなどがあるとマイナスになるので、きちんと習慣づけておくべきだ。自動でスペルチェックをするように設定している人も多いだろう。だが、ミススペルを知らせるアンダーラインが表示されがちな人の名前や「’s」がつく単語などがあると、一緒に見落としてしまうことも多々ある。同時に、自動スペルチェックの落とし穴として、気がつかずに違う言葉に変換されることもあるのだ。

 また、語彙力が足りないと、単語を完全に間違うこともある。例えば、「information source」(情報源)と書くつもりが、「information sauce」(情報のたれ)と書いてしまい、スペルは間違っていないものの、意味をなさない文章になってしまうこともあるので気をつけよう。

■ミスの例
<<sauceのスペルミス>>
Your market analysis report does not include the information sauce.
(あなたの市場分析レポートは、情報の「たれ」が含まれていない)

<<正しいsource>>
Your market analysis report does not include the information source.
(あなたの市場分析レポートは、情報源が含まれていない)

上のsauce/sourceの間違い文をユーモアのある外国人に送った場合、このような返信がくるかもしれない。

I’m sorry that my report was not tasty enough.
(私の市場分析レポートは、少し味が足らなかった事をお詫びします)

■ピリオド後はシングルスペースか、ダブルスペースか?

 ここで一つ補足を。メールで英文を書く際に、ピリオドの後のスペースをシングルにするのか、ダブルにするのが正しいのか、疑問に思っている人もいるだろう。では、実際どちらなのか?

■昔はダブルスペースが主流
 英文タイプライターが使われていた時代、印字される文字幅は均等だった。ただ、ピリオドの後にワンスペースしかないのは“読みづらい”という理由で、ダブルスペースが定着したと言われている。

 では、現在はどうかというと、パソコンやスマホで英文を書くとわかるように、字によって幅が異なるだけでなく、単語の途中で改行されることもなくなり、単語の長さなどによって一行に収まる文字数が調整されるようになっている。

 つまり、英文自体がずいぶん読みやすくなったことで、ダブルスペースにこだわらずシングルスペースにする人が増えてきたのだ。言葉が時代に沿って変化するように、文章の書き方もしかり。ブログなどを読むと、シングルスペースが多いのは確かだが、どちらが正しいのかは、あまり気にしなくてもいいだろう。

 「チェックは基本すぎる」と思った人も多いだろうが、英語にしろ、日本語にしろ、確認を怠り冷や汗をかいた経験は誰しもあるはず。無駄と思わず、メール送信前に時間をかけて読み直すことを習慣づけよう。

(記事/柏野裕美)

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