必ず役立つ【英語表現3】 「不在メッセージ」の用例集

【図】「不在メッセージ」を伝えるメール (C)oricon ME inc. [拡大する]

【図】「不在メッセージ」を伝えるメール (C)oricon ME inc.

 仕事上で英語を使うビジネスマンであれば、休暇や出張などでオフィスを不在にする場合、事前の連絡に加え、メールを送ってきた相手に自動で不在メッセージを送る設定にしておきたいもの。とはいえ、あまり慣れていない“不在メール”はどういった内容にすればいいのか、わからない人もいるだろう。そこで今回は、不在時の用例集を紹介する。

 まずは【図】のメールを見てほしい。ポイントとして、自動配信メッセージには「Dear xxx,」といった呼びかけが必要ないことを知ってもらいたい。書き出しを「Thank you for your email.」とし、不在期間などを伝えるといいだろう。急ぎの用件がある場合は、次のパラグラフで誰にコンタクトしてほしいかを記載するようにしよう。

■1週間不在にする場合

 週末から次の1週間まるまる不在にする場合でも、不在になる平日を伝えればOK。この用例では「during the week of〜」を使っている。

<<英文>>
Thank you for your email. I will be out of the office during the week of August 10th and return on the 17th.

During this time, I will not have access to emails. If you need immediate assistance, please contact Michael Freeman at mfreeman@xyz.com.

Thank you,
Hiromi

<<和訳>>
 ご連絡ありがとうございます。8月10日の週は不在にしており、17日に出社予定です。お急ぎのご用件は、mfreeman@xyz.comのFreeman宛にご連絡をお願いいたします。

<<ポイント>>
 休暇中は、メールを確認して対応する時間だけではなく、インターネット環境の確保も難しいことがよくある。いくらスマホやノートパソコンを持ち歩いているとしても、じっくりと仕事に取り組めるかどうかもわからない。その場合はあえて、メールをチェックするといったことは書かない方が無難だろう。リモートで仕事ができる時代なので、文字通りに受け取られても困らない書き方をしておきたい。

■ある期間は不在にするが不定期でチェックする場合

<<英文>>
Thank you for your email. I will be out of the office from Thursday, October 1 through Tuesday, October 6 with limited access to email.

If you need immediate assistance, please contact Michael Freeman at mfreeman@xyz.com.

Thank you,
Hiromi

<<和訳>>
 ご連絡ありがとうございます。10月1日から6日まで不在にしております。この間はメールへのアクセスが断続的になるかと思います。お急ぎのご用件は、mfreeman@xyz.comのFreeman宛にご連絡をお願いいたします。

<<ポイント>>
 不定期ながらもメールを確認できる場合も、時間を確実に確保できない可能性を想定するなら「limited access」を使う。そして、緊急の場合の連絡先を伝える。

■不在期間中はメールの対応ができない場合

<<英文>>
Thank you for your email. I will be out of the office from Thursday, October 1 through Tuesday, October 6. I’m afraid that I may not be able to respond your email until I come back to the office on October 7.

If you need immediate assistance, please contact Michael Freeman at mfreeman@xyz.com.

Thank you,
Hiromi


<<和訳>>
 ご連絡ありがとうございます。10月1日から6日まで不在にしております。誠に恐れ入りますが、出社予定の10月7日までメールのお返事をお待たせするかもしれません。お急ぎのご用件は、mfreeman@xyz.comのFreeman宛にご連絡をお願いいたします。

<<ポイント>>
 メールの対応ができない期間を明確にする。用例では「I’m afraid that I may not be able to〜」(恐れ入りますが、〜できないかもしれない)という言い方をし、「I will not be able to〜」と決めつけない表現を選んでいる。「may」と「will」のどちらを使うかは、自動返信メッセージの送り先がクライアントである可能性が高いか、同僚やビジネスパートナーである可能性が高いかで決めるとよい。加えて、必ず代わりのコンタクト先を提示するべきだろう。

 ビジネスパートナーやクライアントに事前に長期休暇を知らせるのを忘れることは絶対に避けるべき。ビジネスのエチケットとしても基本だ。送られて来たメールに対しての不在通知自動送信はあくまでもリマインダーといえるだろう。

◆覚えておきたい英語表現

during the week of 〜(〜の週に)

limited access to email(emailへのアクセスが限られる)
intermittent access to email(emailのアクセスが不定期になる)

immediate assistance(急を要する対応)

urgent issues(緊急な用件)
urgent matters(緊急な事項)

(記事/柏野裕美)

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