2015年04月27日 09時00分
必ず役立つ【英語表現2】 連休中の“お断り”フレーズ
【図】連休前に先方へ送るメール 休暇中に代理の人に仕事の引き継ぎをする旨を伝えている （C）oricon ME inc.
できるビジネスマンとして、英語であれ日本語であれ、2日以上の休暇をとる時は、事前にクライアントや関係者に連絡しておくもの。その際に「いつからいつまで不在なのか」「その間は誰がカバーするのか」などを明確にしておくと、物事がスムーズになるだろう。
まずは、【図】のメールを見てもらいたい。ここでは休暇中、代理の人に仕事の引き継ぎをする旨を伝えている。
＜＜英文1＞＞
I would be away from the office from April 29 through May 6. During my absence, Michael Freeman, my supervisor, will be the contact person for the ABC project. If you need urgent assistance during my absence, please contact him at (mfreeman@xyz.com).
＜＜和訳1＞＞
4月29日〜5月6日の間、オフィスを不在にする予定です。この間は、私の上司であるMichael FreemanがABCプロジェクトを担当いたします。緊急の用件等ございましたらFreeman宛（mfreeman@xyz.com）にご連絡をお願いいたします。
次に下記の「英文2」を見てもらいたい。ここでは、休暇中も可能な限り対応したいが、emailへのアクセスに限りがあることを伝えるメールとなっている。
＜＜英文2＞＞
I will be taking some time off from August 9 through August 13, to take care of some personal matters. I will try to stay connected to the office, but may have limited access to emails. If you need urgent assistance during my absence, please contact Michael Freeman, my supervisor, at (mfreeman@xyz.com).
＜＜和訳2＞＞
個人的な事情により8月9日〜8月13日はお休みとさせていただきます。なるべく連絡が取れるようにはいたしますが、emailへのアクセスが限られるかもしれません。緊急の用件等ございましたらFreeman宛（mfreeman@xyz.com）にご連絡をお願いいたします。
◆解説
「休暇」とはっきり伝えたくない場合は、「away from the office」のような表現を使うといいでしょう。英文1のケースでは、不在時に緊急の用事があれば、代理の人に連絡をしてもらうことをお願いするにとどめ、この間にメールを確認するかしないかなどのアクションは触れていない。
こういった書き方をすることで、この期間中にメールをチェックして対応する予定であろうとなかろうと、基本的には対応できないということを相手に理解してもらえます。
「英文2」は、仕事のうえでは可能な限り現状を把握する状態を保つけれども、メールへのアクセスは限られてしまう懸念があることを伝えている。急な対応が必要な場合に備え、代理の人も明記している。
上記のようなメールを相手に送っておくことは、さまざまなリスクを軽減する意味でも大事といえるでしょう。言い方なども含めて、身につけておくと非常に便利だ。
◆覚えておきたい英語表現
take some time off（＜仕事など＞休みをとる）
absence（不在）
urgent issue(s)（急ぎの用件）
be away from 〜（〜を不在にする、〜を離れる）
※仕事の場合は、関連した表現に「out of the office」がある。
これは説明を付け加えないと「on leave（休暇）」という印象を与える。
例）「I will be out of the office from July 15 until July 2. I will be working remotely from home and will be reachable by phone and email.」
※出張で不在にする場合は「I will be away on a business trip.」（出張で不在になる）という言い方がある。
limited access to email（emailへのアクセスが限られる）
intermittent access to email（emailのアクセスが不定期になる）でもよい。
stay connected（繋がる状態を維持する／連絡をとり続ける）
※用例では、インターネット環境やプライベートな都合により、対応が難しい可能性があるため「stay connected as much as possible」（可能な限り繋がる状態を維持する／可能な限り連絡をとり続ける）としている。
as 〜 as possible（可能な限り〜する）
※「as soon as possible」（可能な限り早急に）
「as much as possible」（できる限り＜量的に多く＞）で馴染みのあるフレーズ。
（記事／柏野裕美）
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