必ず役立つ「英文メール」の書き方(2) 「書類添付」時の用例

【用例2】資料を添付したことを伝えるメール文 [拡大する]

【用例2】資料を添付したことを伝えるメール文

 昨今のグローバル化に伴い、仕事で英語のメールをする機会がある人も少なくないはず。前回(下記の関連記事参照)は、メールのトーンや書き方で、相手との関係が大きく変わってしまうことを実例を交えて解説した。今回は、「書類を添付」した際の表現について、フォーマルとカジュアルな英文の差を紹介するとともに、覚えておくと便利なフレーズも紹介する。

 まずは【用例2】を見てもらいたい。PRコンサルタントのHiromiさんがクライアントのMichael FreemanさんにABC誌に掲載する広告記事の原稿を確認してもらうため、資料を添付しているメール文だ。
___________
【用例2】抜粋
Attached is the galley proof of the paid article from ABC Magazine. This four-page article is slated to be published in March, based on our agreement with them.
___________
<和訳>
これを訳すと「ABC誌から広告記事のゲラが送られてきましたので添付いたします。契約どおり3月に4ページにわたって掲載される予定です」となる。

■カジュアルな文章
 上記の文章は、目上の人や頻繁にやり取りしない相手に送るフォーマルな文面だ。これを日頃からやり取りのある相手向けにカジュアルな書き方にすると、下記のような表現に変わります。

I’m attaching the galley proof of the paid article from ABC magazine, to be published in March. It’s four pages long.

 カジュアルな書き方の最初の部分を見ると、「Attached is 〜」が「I’m attaching 〜」に変わっている。ただ、必ずしも「I’m attaching 〜」がカジュアルな表現というわけではなく、全体的なメールのトーンに合わせてチョイスしている。

■メールで省略形を使うのはあり?

 よく英文ビジネスメールの書き方の本では、省略形は使わないようにと書いてある。だが、日常的に添付ファイルをやり取りする場合は、「I’m attaching 〜」でも問題はない。やり取りも慣れてくれると、表現のかたさも和らいでくるので「I am attaching 〜」から「I’m attaching 〜」に書き方が変わってくるのは、少しもおかしなことではないのだ。

 また、「添付」を伝える表現はほかにもいろいろある。「添付資料を見てください」という時によく使われるのが「see」と「find」。「see」は「添付の中身を見る」というニュアンスで使われるが、「find」の場合は使い方に気をつける必要がある。

■間違えやすい「find」の使い方

 「find」を「find the attachment」のように、「find + 名詞」の形でつかうと、意味は「物理的に探す」という意味になるので、メールには適さない。メールで使う場合は「添付されている状態の資料を確認してください」というニュアンスにするため、「Please find the attached document for...」という使い方が適切となる。

 理解しながら学ぶことも大切だが、こういったフレーズは、理屈を理解するよりもまずは覚えてしまった方が早く身につくもの。下記の「see」「find」を使った表現をそのまま覚えてもいいだろう。

■「see」を使ったフレーズ
Please see the attachment.
Please see the document attached.

■「find」を使ったフレーズ
Please find the attached xyz document.
Please find the attached document for...

■覚えておきたい英語表現
最後に、今回の例文で覚えておきたい英語表現を紹介する。

・「be slated to be published」+「時期」
(いついつに公開される予定になっている)

例)The article it slated to be published in March(on Wednesday/at 10am).
その記事は3月(水曜日/午前10時)に掲載される予定です。

・「galley proof」(ゲラ・ゲラ刷り)
 ゲラに落とし込まれていない文字ベースの原稿は「draft」。
・「paid article(広告記事)

(記事/柏野裕美)

>>「通いやすさ」で選ばれた
【英会話スクール】最新ランキング

>>「英語の習得度」で選ぶ
【英会話スクール】ベスト10


オリコン日本顧客満足度ランキングの調査方法について

■禁無断複写転載
オリコン日本顧客満足度ランキングの著作権その他の権利は、株式会社oricon MEに帰属していますので、無断で番組でのご使用、Webサイト(PC、モバイル、ブログ等)や雑誌等で掲載するといった行為は固く禁じております。

close